Diagrama de flujo del proceso de viajes y gastos
En este momento, en consonancia con los consejos de las autoridades sanitarias sobre los riesgos actuales de pandemia y la vuelta a las reuniones en persona y a los viajes nacionales e internacionales en muchas regiones, se anula la actual política de viajes por pandemia del IEEE. Esta política se sustituye por la siguiente:
1. Todos los viajes de los voluntarios del IEEE y las reuniones asociadas deben cumplir con todas las directrices apropiadas de las autoridades locales de salud pública competentes. Las políticas locales en torno a las reuniones y los viajes varían en todo el mundo y siguen evolucionando.
3. El IEEE no reembolsará los costes asociados a la cuarentena o el aislamiento obligatorios o propios asociados a los viajes de los voluntarios del IEEE. Si hay un riesgo de cuarentena al entrar o salir de un área, los voluntarios del IEEE deben planear participar virtualmente cuando sea posible usando las herramientas de video y teleconferencia del IEEE.
La Sociedad de Robótica y Automatización del IEEE (RAS) utiliza Concur para procesar los reembolsos de gastos de viaje y otros reembolsos a los voluntarios. Concur es una aplicación de reembolso de gastos basada en la nube, diseñada para crear una experiencia de reembolso de gastos fácil, eficiente y automatizada para los voluntarios del IEEE.
Lista de comprobación de los gastos de viaje
En la mayoría de los casos, un gasto de negocios que implique la compra de un bien o servicio debe seguir el proceso de Hacer una Compra, en lugar del proceso de reembolso de la Universidad. Sin embargo, puede haber circunstancias, como una emergencia, en las que los empleados necesiten pagar un bien o servicio de su bolsillo, y ser reembolsados posteriormente.
El preparador es responsable de seguir los procedimientos necesarios para crear un informe de gastos para un viaje o gasto de negocios en el módulo de Gestión de Gastos de Oracle. Los empleados pueden presentar informes de gastos en su propio nombre, o pueden elegir a un Delegado para que lo haga por ellos.
Modelo de política de viajes
(informes de gastos) para llevar a cabo todas las actividades que implican gastos de viaje para un viaje de negocios. El objetivo de este proceso es la administración completa e integrada de los gastos de viaje, desde el registro de los gastos hasta la correcta tributación en
Si un viaje planeado para el que se ha pagado un anticipo no tiene lugar, o si el informe de gastos de viaje para un viaje para el que se ha pagado un anticipo es rechazado, el anticipo para el viaje tiene que ser cancelado. El anticipo para el viaje es reclamado por la empresa y el importe a cancelar se transfiere a la contabilidad financiera.
Si el gestor que da el visto bueno rechaza el informe de gastos de viaje para un viaje que se ha realizado y liquidado, y para el que se ha pagado un reembolso, el informe de gastos de viaje tiene que ser cancelado. Se reclama el importe del reembolso, se notifica a la Contabilidad Financiera los gastos de viaje que deben anularse y se notifica a la Nómina la necesidad de la retroactividad.
Gestión de viajes y gastos
Los viajeros pueden solicitar el reembolso de los billetes de avión, las tasas de inscripción, el alojamiento y las garantías de reserva de alquiler de vehículos en el momento de efectuar el pago. Todos los demás gastos de viaje son reembolsables una vez finalizado el viaje.
Los empleados obtienen el reembolso presentando un reembolso de gastos a través de e-Reimbursement. Una vez presentados, los reembolsos de gastos son revisados por un Aprobador y luego por un Auditor. Una vez que el reembolso de gastos se ha aprobado completamente, el importe del reembolso se deposita directamente en la cuenta bancaria del empleado en un plazo de 5 días laborables.
Toda la documentación justificativa requerida debe adjuntarse electrónicamente al reembolso de gastos. Los recibos electrónicos deben ser claros y legibles. Se debe hacer un esfuerzo para redactar cualquier información sensible de los recibos con el fin de cumplir con la HIPAA y la política de privacidad del campus.
Además de los recibos, puede ser necesario conservar otra documentación que respalde una solicitud de reembolso, como una comparación de los costes de los billetes de avión o un folleto/agenda de la conferencia. El informe de gastos y su documentación adjunta deben proporcionar suficiente información para que un aprobador, auditor o auditor posterior al pago pueda revisar la validez de los gastos sin necesidad de realizar ningún seguimiento.