Gastos de viaje pagados por el empleador
Jean Murray, MBA, Ph.D., es una experimentada escritora y profesora de negocios. Ha enseñado en escuelas de negocios y profesionales durante más de 35 años y ha escrito para The Balance SMB sobre derecho empresarial e impuestos de Estados Unidos desde 2008.
En general, su empresa debe pagar a los empleados por el tiempo que pasan viajando por actividades relacionadas con el trabajo. Usted no tiene que pagar a los empleados por los viajes que son incidentales a las funciones del empleado y el tiempo dedicado a los desplazamientos (viajar entre el hogar y el trabajo). El tiempo de desplazamiento puede incluir tanto los viajes locales como los viajes fuera de casa.
Los desplazamientos son las idas y venidas al trabajo. Todo el mundo (al menos los que no trabajan en casa) se desplaza al trabajo. El tiempo de desplazamiento es tiempo personal, no tiempo de trabajo. La Agencia Tributaria no permite que las empresas deduzcan el tiempo de desplazamiento al trabajo como un gasto empresarial, y los empleados no deben ser pagados por el tiempo de desplazamiento.
El Departamento de Trabajo (DOL) se refiere a los empleados que conducen vehículos proporcionados por la empresa. El DOL considera que el tiempo empleado en el viaje de casa al trabajo por un empleado en un vehículo proporcionado por el empleador, o en actividades realizadas por un empleado que son incidentales al uso del vehículo para el desplazamiento, generalmente no son “horas trabajadas” y, por lo tanto, no tienen que ser pagadas.
Leyes sobre viajes de trabajo
Algunas empresas exigen a los empleados que viajan por motivos de trabajo que utilicen una agencia de viajes contratada para organizar sus viajes. Las agencias de viajes suelen ofrecer a sus clientes empresariales tarifas preferentes y prenegociadas, lo que ayuda a las organizaciones a gestionar sus presupuestos de viajes de negocios.Los gastos de viaje suelen limitarse a los viajes relacionados con la empresa. Si tiene previsto prolongar su estancia en la ciudad que visita por placer, deberá pagar esa parte del viaje por su cuenta.
Algunas empresas hacen una excepción a esta política de viajes de negocios si usted puede prolongar su viaje sin aumentar el coste total. Por ejemplo, si su vuelo de regreso se traslada a un sábado en lugar de un viernes, podría ver reducido el coste total del billete de avión. Esa reducción del coste del vuelo puede compensar el coste adicional de un día más de alojamiento. En este caso, su empresa puede estar dispuesta a cubrir la ampliación del viaje. Todo depende de cómo esté redactada la política de viajes de la empresa.
El empleado se niega a viajar por trabajo
Desgraciadamente, no puedes subirte al próximo avión a las Bahamas y anotar el viaje como un gigantesco gasto de empresa. Para poder amortizar los gastos de viaje, la Agencia Tributaria exige que el propósito principal del viaje sea por motivos de trabajo.
Su domicilio fiscal es el lugar donde se encuentra su negocio. Viajar por motivos de trabajo no es técnicamente un “viaje de negocios” hasta que se abandona el domicilio fiscal durante más tiempo que un día normal de trabajo, con la intención de hacer negocios en otro lugar.
“Ordinario y necesario” es un término utilizado por el IRS para designar los gastos que son “ordinarios” para una empresa, dado el sector al que pertenece, y “necesarios” para llevar a cabo las actividades empresariales.
Lo que se considera “ordinario y necesario” puede parecer a veces una zona gris, y usted puede tener la tentación de manipularlo. Nuestro consejo: peca de precavido. Si Hacienda decide investigar y descubre que has declarado un gasto que no era necesario para llevar a cabo tu negocio, podrías enfrentarte a graves sanciones.
No puedes presentarte en Universal Studios, repartir tarjetas de visita a todos los que te encuentres en la cola de la montaña rusa, llamarlo “networking” y deducir el coste del viaje de tus impuestos. Un viaje de negocios debe planificarse con antelación.
¿Puede un empresario obligarle a viajar por trabajo?
Las estadísticas de los viajes de negocios muestran que los viajeros estadounidenses realizaron más de 450 millones de viajes de negocios nacionales en 2018, y más de un millón de viajes de negocios se realizan diariamente. A pesar de que la pandemia mundial ha golpeado fuertemente a las industrias de viajes y hospitalidad, la Asociación Global de Viajes de Negocios informa que se espera que los costos de los viajes de negocios superen el billón de dólares para 2022.
>Los empleadores tienen obligaciones en virtud de la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) en relación con la remuneración de los viajes de trabajo. Según el Departamento de Trabajo (DOL), el tiempo de viaje de trabajo de los empleados no exentos debe ser compensado, aunque los viajes de casa al trabajo, o los desplazamientos normales, no entran en esta categoría. Los empleados exentos reciben su salario normal cuando viajan por trabajo.
Pregunta: Nuestro supervisor de construcción se desplaza a varias obras durante su jornada laboral para hablar con los clientes, dirigir el trabajo de las cuadrillas e inspeccionar el equipo y los proyectos. ¿Tenemos que pagarle el tiempo de desplazamiento?
Respuesta: Sí, el DOL lo describe como “viajes que forman parte de la jornada laboral” y se cuentan como horas trabajadas. Del mismo modo, si un empleado debe viajar para una misión especial de un día y regresa el mismo día, ese tiempo de viaje se cuenta como horas trabajadas y debe pagarse.