Cómo organizar el viaje
Si trabaja como secretaria, o como asistente personal o administrativa, es muy probable que tarde o temprano tenga que reservar un servicio de coches para ejecutivos en Phoenix, AZ y organizar un viaje de negocios seguro y cómodo para su jefe.
Esto puede ser sorprendentemente difícil. A menos que tenga experiencia previa, es probable que se le escapen detalles cruciales y que haga arreglos de viaje que no sean ideales. La buena noticia es que hay maneras no sólo de evitar cualquier problema, sino también de ayudar a su jefe a obtener más valor de su viaje.
Cuando se organizan los viajes de negocios, el objetivo no es sólo asegurarse de que su jefe llegue al punto A en condiciones de seguridad, sino también optimizarlos de manera que le ayuden a realizar la mayor cantidad de trabajo posible.
Los billetes de avión, las reservas de restaurantes, el transporte en autocares para ejecutivos, el alojamiento en el Sheraton Phoenix Downtown y otras reservas similares deben hacerse con la mayor antelación posible. Esto no sólo reducirá los costes totales del viaje, sino que también evitará que su empleador tenga que reprogramar el viaje debido a que los billetes se han agotado.
Lista de comprobación de los viajes del asistente ejecutivo
Es uno de los puntos básicos, pero es un excelente punto de partida cuando se trata de planificar un viaje de negocios. Es fundamental averiguar exactamente qué planea tu jefe durante la aventura. ¿Con quién se va a reunir? ¿Dónde y cuándo? ¿A qué distancia está en relación con el hotel que iba a reservar? ¿Está a kilómetros de distancia? Entonces, ¿tal vez debería considerar otro? Todas estas preguntas necesitan, al menos, respuestas semiprecisas.
¿Ha pensado en cómo se va a comunicar su jefe mientras está fuera? Hay numerosas opciones disponibles cuando se trata de utilizar teléfonos en el extranjero. Puedes actualizar su plan de telefonía móvil con su proveedor actual para asegurarte de que recibe la mejor tarifa para llamadas internacionales, textos y uso de datos.
Los vuelos se reprograman constantemente. Como asistente social, es tu responsabilidad estar al tanto de la información más reciente. Comprobar constantemente las actualizaciones y los cambios en los horarios de los vuelos y de la facturación, ya sea por teléfono o por Internet (aunque le recomendamos ambas cosas), es la clave para garantizar que su jefe no se quede tirado, no pierda su vuelo y no pierda su valioso tiempo en vuelos que han sido reprogramados o cancelados.
Viajes de negocios para principiantes
Y es una gran responsabilidad. El éxito de un evento fuera de la ciudad requiere previsión y una cuidadosa planificación, desde la reserva de una limusina en el aeropuerto hasta la creación de su itinerario. Y aunque sea un reto, puede tomar medidas para reducir su estrés y mantenerlos contentos mientras hace sus preparativos. Al fin y al cabo, es la oportunidad perfecta para demostrar tus habilidades y capacidades, al tiempo que te ganas la confianza de tu jefe.
Una vez que conozcas los detalles del viaje, puedes preparar una lista de todo lo que tienes que hacer. Además, pregúntale a tu jefe si hay alguna salida no planificada o algún arreglo especial que debas hacer y que no forme parte del programa.
Una vez que hayas hablado de sus preferencias de viaje y hayas calculado su itinerario, tienes que empezar a hacer las reservas. Esto puede implicar viajar en avión, tren, coche o barco, dependiendo de dónde vayan y de lo que vayan a hacer.
Por eso, es importante pensar en el viaje de puerta a puerta, y equilibrar el tiempo de viaje con la comodidad y el coste total. Imagina los pasos que van a dar desde el punto A al B y considera la duración del viaje. También hay que tener en cuenta el tiempo que necesitarán para rellenar el papeleo en varios puntos. Compara los precios para asegurarte de que consigues la mejor oferta para el viaje de principio a fin.
Coordinar los viajes de negocios
Organizar los viajes de su jefe es un trabajo responsable y estresante. En realidad, es un arte en el que su jefe queda satisfecho con los preparativos de viaje que usted realiza. Los ejecutivos y los empleados tienen que organizar los viajes de su jefe con frecuencia.
Es obligatorio conocer las preferencias de los jefes antes de comenzar con un plan de viaje. Algunos aspectos que hay que conocer para los preparativos son la disposición de los asientos, si el jefe prefiere un asiento de pasillo o de ventanilla, las preferencias en cuanto a las comidas y la disposición de los asientos en la parte delantera o trasera del avión.
Los otros aspectos son averiguar si tu jefe quiere llegar pronto al destino o a última hora para conseguir la tarea, si prefiere utilizar las recompensas de las aerolíneas con tarjeta de crédito o con aerolíneas específicas, y su elección de hoteles o con tarjetas de crédito específicas.
Los aspectos principales a la hora de reservar un vuelo para su jefe es averiguar si el vuelo llegaría temprano para que el jefe pueda descansar una noche en el hotel. Además, buscar vuelos directos haría feliz a tu jefe.