Tarifas aéreas
¿Cómo se calcula el coste de un programa de viajes para su empresa? La respuesta más probable es mirar las facturas de la agencia de viajes por las reservas de vuelos y hoteles, y el alquiler de coches. Sin embargo, estos canales suelen representar menos del 60% del gasto total. De hecho, según datos de TCG Consulting, el coste global del programa de viajes de una organización puede estar hasta un 64% por encima de los informes de la agencia. La pregunta es: ¿cómo se puede hacer un seguimiento de todas estas fuentes de gasto visibles y ocultas y, lo que es más importante, cómo se pueden controlar y optimizar? El coste real de los viajes puede suponer hasta el 12% de los ingresos anuales totales de una organización, por lo que entender y capturar el gasto real es fundamental para cualquier director financiero.
El cálculo del coste global de los viajes corporativos permite a las organizaciones capturar y gestionar con precisión el verdadero coste de los programas de viajes. Además del gasto a través de los canales de reserva aprobados, hay muchas áreas adicionales que deben evaluarse e integrarse: las reservas de viajes realizadas fuera de los canales y la política preferidos, los gastos de viaje de bolsillo, como las comidas y los viajes en Uber, así como otros gastos a través de las tarjetas corporativas. Aprovechar un enfoque de TCO, como el Coste Total de Propiedad de Viajes, Reuniones, Pagos y Gastos (TCO-TMPE℠) de TCG Consulting, permite capturar, integrar y optimizar todos los costes visibles tradicionales del programa, además de los costes anteriormente ocultos dispersos en múltiples presupuestos dentro de la organización, como las tasas de gestión de cuentas de agencias, el coste de la tesorería, la conciliación, el procesamiento del flujo de trabajo de tarjetas y gastos, y las tasas de administración interna.
Reembolso de gastos de viaje
Los gastos de viaje son los costes asociados a los desplazamientos con el fin de llevar a cabo actividades relacionadas con la empresa. En general, la empresa puede deducir los gastos de viaje razonables cuando los empleados incurren en gastos al viajar fuera de casa específicamente con fines empresariales. Esos fines empresariales pueden incluir conferencias o reuniones.
Aunque muchos gastos de viaje pueden deducirse, quedan excluidos los que son de naturaleza irrazonable, lujosa o extravagante, o los que tienen fines personales. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) considera que los empleados viajan fuera de casa si sus obligaciones empresariales les obligan a estar fuera de su “domicilio fiscal” (la zona general en la que se encuentra su lugar principal de trabajo) durante un tiempo sustancialmente superior al de un día ordinario de trabajo, y necesitan dormir o descansar para satisfacer las exigencias de su trabajo mientras están fuera.
Unos registros bien organizados -como recibos, cheques cancelados y otros documentos que justifiquen una deducción- pueden ayudar a los particulares a recibir el reembolso de su empresa y a las empresas a preparar las declaraciones de impuestos y responder a las preguntas del IRS. Algunos ejemplos de gastos de viaje pueden ser:
Coste medio de las vacaciones para una persona
Desgraciadamente, no puedes subirte al próximo avión a las Bahamas y anotar el viaje como un gigantesco gasto de empresa. Para amortizar los gastos de viaje, el IRS exige que el propósito principal del viaje sea por motivos de negocio.
Su domicilio fiscal es el lugar donde se encuentra su negocio. Viajar por motivos de trabajo no es técnicamente un “viaje de negocios” hasta que se abandona el domicilio fiscal durante más tiempo que un día normal de trabajo, con la intención de hacer negocios en otro lugar.
“Ordinario y necesario” es un término utilizado por el IRS para designar los gastos que son “ordinarios” para una empresa, dado el sector al que pertenece, y “necesarios” para llevar a cabo las actividades empresariales.
Lo que se considera “ordinario y necesario” puede parecer a veces una zona gris, y usted puede estar tentado de manipularlo. Nuestro consejo: peca de precavido. Si Hacienda decide investigar y descubre que has declarado un gasto que no era necesario para llevar a cabo tu negocio, podrías enfrentarte a graves sanciones.
No puedes presentarte en Universal Studios, repartir tarjetas de visita a todos los que te encuentres en la cola de la montaña rusa, llamarlo “networking” y deducir el coste del viaje de tus impuestos. Un viaje de negocios debe planificarse con antelación.
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Ya ha visto los titulares: las economías del mundo se enfrentan a un futuro imprevisible. Nadie sabe con certeza lo que va a pasar, pero casi todo el mundo parece hablar de lo que podría pasar. Cuando la economía pierde parte de su impulso, las organizaciones quieren asegurarse de que están preparadas para adaptarse y minimizar cualquier posible riesgo.
Cuando los mercados se vuelven turbulentos, las empresas suelen hacer dos cosas: congelar los viajes o recortar el gasto en publicidad y marketing. Lo entendemos; no pueden apagar las luces para ahorrar dinero. Pero las investigaciones han demostrado repetidamente que tomar medidas que reducen las actividades de ventas y marketing se traduce en una pérdida de ventas. Por cada dólar invertido en viajes, las empresas obtienen 12,50 dólares de ingresos adicionales. Fuente: U.S. Travel Association
El 76% de los viajeros de negocios están dispuestos a aceptar recortes en los viajes, mediante el cambio de clase o tomando vuelos de conexión, en lugar de suprimir los viajes por completo. CWT puede ayudarle a implantar y apoyar los viajes, proporcionando ahorros y manteniendo a sus viajeros felices y seguros.