Plantilla de gastos de viaje
El objetivo es definir y permitir el reembolso de los gastos razonables en los que incurren los viajeros de la Universidad de Toronto por viajes de negocios universitarios y otros gastos reembolsables sobre una base justa, proporcionando la mayor flexibilidad posible. Esta política está diseñada para confiar en la buena voluntad y la discreción del empleado y del supervisor, al tiempo que permite a la Universidad cumplir con sus obligaciones de administración como institución pública.
Esta política se aplica a todos los profesores, empleados, estudiantes y otras personas de la Universidad de Toronto (excluyendo a los proveedores de servicios externos, por ejemplo, consultores) que incurran en viajes universitarios y gastos relacionados, así como a todos los viajes universitarios y otros gastos reembolsables incurridos, independientemente de su fuente de financiación. Cuando las directrices de la agencia que concede la subvención o las condiciones de un premio específico sean más estrictas o impongan mayores restricciones, dichas directrices prevalecerán sobre las de la Universidad.
La Universidad de Toronto reembolsará los gastos de viaje de negocios de la universidad que sean legítimos, razonables y apropiados para la actividad comercial realizada, y que cumplan con los términos y condiciones impuestos por la fuente de financiación utilizada para pagarlos. El gasto debe haber sido realizado personalmente por el solicitante, es decir, el solicitante no pide el reembolso en nombre de otra persona.
Modelo de política de viajes
Esta página proporciona una guía detallada para ayudar a los gobiernos locales del Estado de Washington a desarrollar, adoptar y actualizar sus políticas de reembolso de viajes y gastos de negocios, incluyendo preguntas clave a considerar y modelos de políticas y formularios.
Aumento de la tasa de kilometraje del IRS a mitad de año: A partir del 1 de julio de 2022, el IRS está aumentando la tasa estándar de kilometraje de negocios a 62,5 centavos por milla, un aumento de 4 centavos, debido a los altos precios de la gasolina. La nueva tasa permanecerá en vigor hasta el 31 de diciembre de 2022.
Es habitual que los empleados del gobierno local, los funcionarios elegidos y designados, y otros (como los miembros de la junta consultiva o los voluntarios) incurran en gastos relacionados con los negocios y los viajes en su capacidad oficial trabajando en nombre de la jurisdicción. (Para simplificar, nos referiremos a todos estos empleados, funcionarios electos, etc. como “empleados”, a menos que se indique lo contrario).
En algunos casos, el organismo local puede pagar estos gastos a través de un sistema centralizado de adquisiciones/cuentas por pagar, cuentas de anticipos para viajes o el uso de una tarjeta de crédito emitida por el gobierno. En otros casos, el empleado puede incurrir en los gastos de su propio bolsillo y solicitar el reembolso a la agencia local. Para hacer frente a estas diversas situaciones, la agencia debe contar con políticas adecuadas.
Política de viajes en alemán
Los viajes de la Universidad y otros gastos de negocios permitidos de todas las fuentes de financiación deben seguir la Política de Viajes y Otros Gastos. Esta Política se aplica a los reembolsos efectuados a los empleados, a los estudiantes y a los pagos efectuados a terceros (es decir, conferencias, visitantes y particulares).
Los pagos a particulares se refieren a: honorarios de conferenciantes invitados (no canadienses/no viajaron), honorarios de participantes, dietas de manutención, premios/premios y premios prescritos. Para estos pagos no es aplicable el concepto de reclamante.
Los anticipos de viaje pueden obtenerse para los pagos anticipados de terceros, los gastos de bolsillo que deban pagarse antes del viaje y los gastos que deban realizarse durante el viaje, tal y como se detallan en los Procedimientos. Los visitantes sólo pueden solicitar pagos anticipados de terceros.
Todos los gastos relacionados con un mismo viaje deben consignarse en un único informe de gastos completo. El informe de gastos debe incluir todos los gastos pagados directamente por la Universidad, el reclamante o cualquier otra parte.
Los gastos personales incurridos en nombre del reclamante o de su familia, amigos o parientes, no pueden ser reembolsados. Los gastos personales incluyen los gastos que no son una consecuencia necesaria del viaje en nombre de la Universidad.
Formulario de gastos de viaje
Los gastos de viaje son los costes asociados a los desplazamientos con el fin de llevar a cabo actividades relacionadas con la empresa. En general, la empresa puede deducir los gastos de viaje razonables cuando los empleados incurren en gastos mientras viajan fuera de casa específicamente con fines empresariales. Esos fines empresariales pueden incluir conferencias o reuniones.
Mientras que muchos gastos de viaje pueden deducirse, los que son irrazonables, lujosos o extravagantes por naturaleza, o los que son para fines personales, están excluidos. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) considera que los empleados viajan fuera de casa si sus obligaciones empresariales les obligan a estar fuera de su “domicilio fiscal” (la zona general donde se encuentra su principal lugar de trabajo) durante un tiempo sustancialmente superior al de un día de trabajo ordinario, y necesitan dormir o descansar para satisfacer las exigencias de su trabajo mientras están fuera.
Unos registros bien organizados -como recibos, cheques cancelados y otros documentos que justifiquen una deducción- pueden ayudar a los particulares a recibir el reembolso de su empresa y a las empresas a preparar las declaraciones de impuestos y responder a las preguntas del IRS. Algunos ejemplos de gastos de viaje pueden ser: