Nómina 2021 e informes de fin de año
Los viajes de negocios crean problemas únicos en relación con otros aspectos del lugar de trabajo. Las personas que viajan en nombre de la Universidad ocupan un puesto de confianza y responsabilidad. Trabajan de forma independiente, representan a la Universidad ante la comunidad exterior y están autorizados a gastar fondos de la Universidad para viajes. En contraste con esta independencia está la necesidad de rendir cuentas sobre el gasto de los fondos públicos y de la Universidad, lo que requiere que el viajero:
Evidentemente, el viajero debe evitar las extravagancias. Los responsables de la aprobación presupuestaria y financiera considerarán que se debe respetar el margen de maniobra del viajero en la toma de decisiones, siempre que los gastos incurridos sean admisibles según la política y/o cumplan con la normativa aplicable a los fondos a los que se cargan los gastos. Sin embargo, si tras la revisión, los gastos incurridos por un viajero se consideran irrazonables (incluso si no están específicamente indicados en la política) o no permisibles, el viajero puede no ser reembolsado o puede tener que hacer una restitución a la Universidad por aquellos costes considerados irrazonables o no permisibles.
Gestión de gastos y viajes para Microsoft Dynamics GP
La mayoría de los empleadores pagan o reembolsan los gastos de sus empleados cuando viajan por negocios. Generalmente, los gastos de transporte, comidas, alojamiento y gastos incidentales pueden ser pagados o reembolsados por el empleador libre de impuestos si el empleado está en un viaje de corta duración. Sin embargo, las normas fiscales se vuelven más complejas cuando el viaje es de mayor duración. A veces, los gastos de viaje pagados o reembolsados por el empleador deben tratarse como una remuneración imponible al empleado, sujeta al formulario W-2 y a los impuestos sobre la nómina.
El propósito de este artículo es abordar algunos de los arreglos de viaje más comunes que pueden dar lugar a ingresos imponibles para los empleados a efectos del impuesto federal. Aunque los viajes de negocios también pueden plantear cuestiones de impuestos estatales, estas cuestiones están fuera del alcance de este artículo. Este artículo pretende ser sólo una visión general, ya que las consecuencias fiscales para un empleado de un determinado acuerdo de viaje dependen de los hechos y circunstancias de ese acuerdo.
En el análisis que se hace a continuación, se supone que todos los gastos de viaje son ordinarios y necesarios y que el empleado (o el socio de una sociedad colectiva) incurre en ellos mientras viaja fuera de su casa durante la noche por motivos de trabajo del empleador. Además, se presupone que los gastos están debidamente justificados, de modo que el empleador sabe (1) quién incurrió en el gasto; (2) dónde, cuándo, por qué y para quién se incurrió en el gasto, y (3) el importe en dólares. Los empresarios deben recopilar esta información en un plazo razonable tras la realización del gasto, normalmente en un plazo de 60 días.
Introducción a la declaración de impuestos sobre la remuneración de los empleados
Los no asalariados deben rendir cuentas de todos los gastos presentando mensualmente una factura completa y precisa en la que se detallen todos los gastos de viaje y relacionados con ellos a su respectivo empleador o director de contratación. Los viajeros menos frecuentes deben presentar su informe de gastos de viaje completo al finalizar cada viaje.
Las personas que no son empleados deben proporcionar información y documentación detallada sobre sus gastos a su empleador. Los gerentes pueden exigir requisitos adicionales para la documentación de los informes de gastos.
Deben obtenerse y presentarse los recibos originales con el informe de gastos de viaje para todos los gastos de 50 dólares o más. Los recibos originales de las tarjetas de crédito o los recibos detallados de los registros son formas aceptables de documentación. Cuando no se disponga de un recibo o éste se haya extraviado, deberá darse una explicación por escrito en el informe de gastos.
Amtrak es una alternativa económica al transporte aéreo cuando se viaja entre la mayoría de las ciudades importantes situadas a lo largo de la costa oriental. Si es necesario viajar entre Hartford y Filadelfia, los viajeros deben considerar viajar en Amtrak para contener los gastos. Al viajar de Filadelfia a Hartford, los viajeros también pueden considerar la posibilidad de comprobar las tarifas y los horarios de entrada y salida de New Haven, CT, y alquilar un coche como alternativa viable.
5 mejores consejos para gestionar eficazmente los viajes de negocios
Per diem, del latín “por día”, se refiere a las asignaciones diarias que se pagan a los empleados para cubrir los gastos incurridos durante un viaje de negocios. Los gastos de negocios que se cubren suelen incluir el alojamiento, la comida y otros gastos incidentales como honorarios y propinas por servicios.
Los pagos de dietas son útiles para los empleados cuyo trabajo requiere muchos viajes. Estos viajes pueden acumular gastos empresariales anuales en concepto de alojamiento, comidas, desplazamientos, etc. Las empresas tienen diferentes políticas de dietas para cubrir estos gastos:
Las dietas también se refieren a una compensación por día que reciben algunos trabajadores. Reciben su salario por día o por la cantidad de trabajo realizado. Más que empleos a tiempo completo, este tipo de trabajadores suelen tener contratos temporales o de corta duración. Por ejemplo, las enfermeras itinerantes y los profesores sustitutos cobran por día.
Las dietas de los empleados de la administración federal que viajan por trabajo las fija la Administración de Servicios Generales de EE.UU. (GSA). Las empresas utilizan esta tarifa de dietas federales como guía para sus propias políticas de dietas.