Ejemplos de gastos de alojamiento
Los gastos de viaje son los gastos que realiza un empleado cuando viaja por negocios de la empresa. Los negocios de la empresa pueden incluir conferencias, exposiciones, reuniones de negocios, reuniones con clientes y consumidores, ferias de empleo, sesiones de formación y llamadas de ventas, por ejemplo.
Los gastos pueden incluir el alojamiento, el reembolso del kilometraje del coche personal, los vuelos, el transporte terrestre, las propinas a los botones, las comidas, las propinas a los camareros, el servicio de habitaciones y otros gastos imprevistos que un empleado pueda tener mientras está de viaje.
Los gastos que una organización reembolsará se encuentran en la política de viajes de negocios de la empresa. Familiarícese con la política de su empresa porque los gastos, tan variados como la limpieza en seco y la suscripción al gimnasio, pueden estar cubiertos para los empleados en viajes prolongados, además de los gastos previstos de viaje, alojamiento y comidas.
Cuando se utilizan instalaciones de alojamiento de larga duración para los empleados que viajan, muchos empleadores también ofrecen oportunidades para que la familia del empleado pueda visitarlo cuando éste realiza un viaje de negocios extenso. Cuando un empleado es asignado a otro lugar de la empresa de forma temporal, los empleadores a veces pagan para que la familia del empleado lo visite en intervalos de tiempo establecidos. Esto evita que la carga del trabajo a distancia afecte negativamente a las relaciones familiares.
Reembolso de gastos de viaje 2022
Los gastos de viaje son los gastos que realiza un empleado mientras viaja por negocios de la empresa. Los negocios de la empresa pueden incluir conferencias, exposiciones, reuniones de negocios, reuniones con clientes y consumidores, ferias de empleo, sesiones de formación y llamadas de ventas, por ejemplo.
Los gastos pueden incluir el alojamiento, el reembolso del kilometraje del coche personal, los vuelos, el transporte terrestre, las propinas a los botones, las comidas, las propinas a los camareros, el servicio de habitaciones y otros gastos imprevistos que un empleado pueda tener mientras está de viaje.
Los gastos que una organización reembolsará se encuentran en la política de viajes de negocios de la empresa. Familiarícese con la política de su empresa porque los gastos, tan variados como la limpieza en seco y la suscripción al gimnasio, pueden ser cubiertos por los empleados en viajes prolongados, además de los gastos previstos de viaje, alojamiento y comidas.
Cuando se utilizan instalaciones de alojamiento de larga duración para los empleados que viajan, muchos empleadores también ofrecen oportunidades para que la familia del empleado pueda visitarlo cuando éste realiza un viaje de negocios extenso. Cuando un empleado es asignado a otro lugar de la empresa de forma temporal, los empleadores a veces pagan para que la familia del empleado lo visite en intervalos de tiempo establecidos. Esto evita que la carga del trabajo a distancia afecte negativamente a las relaciones familiares.
Gastos de viaje del IRS
Esta Política fue aprobada por el Presidente el 12 de septiembre de 2018 y se aplica a todos los gastos de negocios y de viaje incurridos y/o informes de gastos presentados a partir del 1 de octubre de 2018. Se realizaron cambios administrativos el 21 de febrero de 2022. Esta Política sustituye a la Política de Gastos de Negocios y Viajes de 2011.
Esta Política aborda los gastos de negocios y de viaje de los empleados y no empleados de la universidad, como los estudiantes y los visitantes que se pagan directamente con fondos de la universidad (por ejemplo, cuentas discrecionales, patrocinios y programas externos financiados con fondos federales y no federales, tarjeta de compras, etc.) o que son reembolsados por la universidad a las personas que incurrieron en ellos por asuntos de la universidad.
La responsabilidad principal del cumplimiento de esta política recae en las personas que solicitan el reembolso o incurren en los gastos de negocios o de viaje y en los departamentos y supervisores que autorizan y aprueban los gastos de negocios y de viaje. Las responsabilidades son:
El DDFR puede aprobar excepciones permitidas a esta Política. El DDFR debe ser designado por el departamento, la universidad y/o la división. La División de Finanzas debe ser notificada de la designación y mantendrá el listado de DDFR [pdf]. Las excepciones también pueden elevarse al presidente, al rector, al decano del departamento o a un vicepresidente. Las excepciones a esta política deben documentarse y presentarse de la forma adecuada según el método de compra.
Gastos de desplazamiento pagados por el empleador
Los gastos de viaje de negocios son los costes en los que incurre un empleado para cumplir sus objetivos laborales mientras está de viaje de negocios. Según el Servicio de Impuestos Internos (IRS), se considera que los empleados están de viaje de negocios si se desplazan fuera de su lugar de trabajo principal durante más tiempo que su horario de oficina ordinario, y necesitan dormir para cumplir con las exigencias de su trabajo mientras están fuera. Cualquier gasto relacionado con el trabajo en el que se incurra durante ese viaje se considera un gasto de viaje de negocios. Puede incluir gastos de transporte, comidas y alojamiento.
Las empresas suelen sufragar los gastos de viaje de negocios reservando el transporte y el alojamiento para los empleados. Sin embargo, en los casos en que los empleados pagan los gastos del viaje de negocios, se les reembolsa. Por lo tanto, en el caso de los viajes pagados por ellos mismos, todos los empleados deben conservar los recibos de los gastos y la documentación para presentarlos como prueba para el reembolso al volver a la oficina.
Un gasto se considera de viaje de negocios si el empleado lo ha realizado en un viaje de negocios con un objetivo relacionado con el trabajo, como una reunión o un seminario. Sin embargo, algunas empresas pueden cubrir también los gastos de los viajes de ocio. En estos casos, los empleados pueden mezclar el ocio con los viajes de negocios, pero deben tener en cuenta la política de viajes y gastos de la empresa.