Tasa de reembolso de los gastos de viaje
Un reembolso es un pago que usted hace a sus empleados como devolución de las cantidades que gastaron (como gasolina y comidas) mientras realizaban sus actividades. Por lo general, el empleado rellena una reclamación o un informe de gastos en el que se detallan las cantidades gastadas. No incluya un reembolso razonable (que forma parte de sus gastos empresariales) en los ingresos del empleado.
Un anticipo es una cantidad que usted da a los empleados por los gastos en que incurrirán en su negocio. Un anticipo contable es el que usted da a un empleado que tiene que rendir cuentas de sus gastos mediante la presentación de comprobantes y devolver cualquier cantidad que no haya gastado.
Usted tiene una tienda de artículos deportivos. Hay una conferencia de ventas fuera de la ciudad en la que participa su empresa y ha programado la asistencia de un vendedor. Dos semanas antes del viaje, usted paga un anticipo contable a su vendedor para cubrir los gastos relacionados con el uso de su vehículo personal para ir y volver de la conferencia. Esta cantidad se basa en la tarifa razonable por kilómetro prescrita en el artículo 7306 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta. El vendedor deberá justificar sus gastos.
Reembolso de gastos de viaje de negocios
En un plazo de 45 días tras el regreso a casa, debe presentar un informe de gastos para documentar el propósito comercial del viaje y el importe total del coste. El informe de gastos suele incluir una solicitud de reembolso.
El viajero es la persona más indicada para proporcionar información sobre los gastos del viaje. Sabe qué lugares visitó, qué transporte tomó para llegar allí, dónde se alojó, qué comidas hizo, etc. Este es el tipo de detalle que se necesita para registrar los gastos de viaje relacionados con la empresa.
Los empleados pueden presentar un informe de gastos de viaje entrando en el sistema de reembolso de viajes. Una vez enviado el informe, los empleados pueden seguir el estado de la solicitud de reembolso directamente en el sistema.
Formato de reembolso de gastos de viaje
El propósito de esta política es describir los requisitos de reembolso de gastos de viaje para los empleados de Georgia Tech que viajen en nombre de Georgia Tech, de conformidad con el Sistema Universitario de Georgia, la Oficina de Contabilidad del Estado y las políticas de Georgia Tech.
Todos los viajeros que deseen obtener el reembolso de los gastos de viaje incurridos en el desempeño de sus funciones oficiales deben solicitarlo a través del sistema de gestión financiera de Georgia Tech. Los viajeros deben obtener autorización para viajar, a través de la Autorización de Gastos, antes de viajar en nombre de Georgia Tech. Obtenga más información sobre los requisitos de la autorización de viaje aquí.
Los viajeros deben presentar un informe de gastos a través del sistema de gestión financiera de Georgia Tech y dar fe de la exactitud e integridad de su solicitud de reembolso de viajes. Los viajeros deben excluir cualquier actividad personal o profesional externa. Se debe asociar una autorización de gastos con el informe de gastos en el sistema de gestión financiera de Georgia Tech para facilitar el reembolso de los viajes fuera del estado.
Política de reembolso de gastos de viaje
Si sus empleados incurren en gastos de viaje relacionados con el trabajo, puede atraer y retener mejor a los mejores talentos mediante el reembolso de estos gastos. Pero para asegurar un tratamiento fiscal ventajoso para su empresa y sus empleados, es fundamental cumplir con las normas del IRS.
Aunque los gastos de viaje no reembolsados relacionados con el trabajo suelen ser deducibles en la declaración de la renta de los contribuyentes (con un límite del 50% para las comidas y el ocio) como una deducción detallada diversa, muchos empleados no podrán beneficiarse de la deducción. ¿Por qué?
Es probable que algunos de sus empleados no detallen. Incluso los que sí lo hacen pueden no tener suficientes gastos diversos detallados para superar el mínimo del 2% de la renta bruta ajustada. Y sólo se pueden deducir los gastos que superen el límite mínimo.
Por otro lado, los reembolsos pueden proporcionar beneficios fiscales tanto a su empresa como al empleado. Su empresa puede deducir los reembolsos (también sujetos a un límite del 50% para las comidas y el ocio), y están excluidos de la renta imponible del empleado, siempre que los gastos sean legítimos y los reembolsos cumplan las normas del IRS. El cumplimiento puede lograrse utilizando el método de las dietas o un plan contable.