Facturar los gastos al cliente
Como empresa de servicios, realizamos y facturamos muchos viajes. Actualmente tengo cuentas de gastos configuradas para múltiples elementos de viaje: billetes de avión, hotel, kilometraje, etc. El problema que tengo es cómo facturar correctamente esos gastos, ¿facturo la cuenta de gastos o creo otra cuenta para los ingresos por viajes? Cualquier consejo es muy apreciado. Gracias. PS – Estoy usando proyectos QBO para rastrear estos costos contra los trabajos.
Hace años, mi contable me hizo configurar la partida de “Gastos de viaje” de la factura para que fuera directamente a la cuenta de gastos de viaje. Así que, básicamente, cada vez que el cliente paga la factura, esa parte sólo reduce los gastos de mi empresa en la misma cantidad que yo había puesto. Por lo tanto, esta parte del pago del cliente no aparece como ingreso.
Si lo que preguntas es cómo se muestra en la factura. Como dije arriba, tengo un ítem de Gastos de Viaje que simplemente agrego a la factura y es bastante fácil averiguar mis Gastos, pero podría hacer un informe para las fechas involucradas si realmente lo necesitara. Si estás siguiendo un proyecto, debería ser bastante fácil obtener el total de los trabajos individuales.
Facturación de los gastos de kilometraje
Los nuevos formularios de gastos de viaje están diseñados para registrar todos los costes asociados a un viaje. Cuentas por Pagar requiere que la columna de Gastos sea completada en su totalidad. Su departamento puede solicitar que se completen también las columnas PCard y Total del viaje.
Un formulario de gastos de viaje debidamente cumplimentado debe estar claramente detallado. Las reclamaciones por “varios” o “diversos” se retrasarán y se contactará con el viajero para que las aclare. Cada solicitud debe indicar el propósito del viaje y detallar todos los gastos relacionados con el mismo. Excepto en el caso de las dietas, cada gasto debe estar respaldado por un recibo original y fechado con el comprobante de pago. Al firmar el formulario de gastos de viaje, el viajero certifica que la información contenida en el formulario es exacta a su leal saber y entender. Se requiere la firma original del solicitante, así como la(s) firma(s) de aprobación de la autoridad de gasto correspondiente. Una vez cumplimentado, normalmente en un plazo de 10 días a partir de la fecha de regreso, el formulario de gastos de viaje deberá remitirse al Departamento de Cuentas por Pagar de la División de Finanzas.
Formulario de solicitud de gastos de viaje
Los gastos de viaje son los gastos ordinarios y necesarios de los desplazamientos fuera de casa por su negocio, profesión o trabajo. No puede deducir los gastos suntuosos o extravagantes, ni los que tienen fines personales.
Usted viaja fuera de casa si sus obligaciones le obligan a estar fuera del área general de su domicilio fiscal durante un período sustancialmente más largo que un día ordinario de trabajo, y necesita dormir o descansar para cumplir con las exigencias de su trabajo mientras está fuera.
Por lo general, su domicilio fiscal es toda la ciudad o zona general en la que se encuentra su centro de trabajo o negocio principal, independientemente del lugar en el que tenga su domicilio familiar. Por ejemplo, usted vive con su familia en Chicago pero trabaja en Milwaukee, donde se aloja en un hotel y come en restaurantes. Vuelve a Chicago todos los fines de semana. No puedes deducir ningún viaje, comida o alojamiento en Milwaukee porque ese es tu domicilio fiscal. Los viajes de los fines de semana a tu casa familiar en Chicago no son por tu trabajo, por lo que estos gastos tampoco son deducibles. Si trabajas habitualmente en más de un lugar, tu domicilio fiscal es la zona general en la que se encuentra tu centro de trabajo o negocio principal.
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Los gastos de viaje son los gastos ordinarios y necesarios para viajar fuera de casa por su negocio, profesión o trabajo. No se pueden deducir los gastos suntuosos o extravagantes, ni los que tienen fines personales.
Usted viaja fuera de casa si sus obligaciones le obligan a estar fuera del área general de su domicilio fiscal durante un período sustancialmente más largo que un día ordinario de trabajo, y necesita dormir o descansar para cumplir con las exigencias de su trabajo mientras está fuera.
Por lo general, su domicilio fiscal es toda la ciudad o zona general en la que se encuentra su principal centro de trabajo o negocio, independientemente del lugar en el que tenga su domicilio familiar. Por ejemplo, usted vive con su familia en Chicago pero trabaja en Milwaukee, donde se aloja en un hotel y come en restaurantes. Vuelve a Chicago todos los fines de semana. No puedes deducir ningún viaje, comida o alojamiento en Milwaukee porque ese es tu domicilio fiscal. Los viajes de los fines de semana a tu casa familiar en Chicago no son por tu trabajo, por lo que estos gastos tampoco son deducibles. Si trabajas habitualmente en más de un lugar, tu domicilio fiscal es la zona general en la que se encuentra tu centro de trabajo o negocio principal.