Horario internacional
Muchos empleados necesitan hacer viajes a socios comerciales en otras ciudades o incluso tomar vuelos para asistir a conferencias que tienen lugar en diferentes países. Esto no siempre supone un gran problema si su empresa cubre los gastos de desplazamiento de los viajes de negocios, pero si no están cubiertos, estos costes pueden acumularse rápidamente. Si un empleado tiene que pagar su propio alojamiento en un hotel, los gastos de formación/seminario, los billetes de avión, etc., puede reclamarlos en su declaración de la renta.
Tenga en cuenta que si su empleador paga una parte de estos costes, ya no pueden declararse en su declaración de la renta. En cambio, estos gastos pueden incluirse si se declaran al mismo tiempo las subvenciones del empleador.
Los gastos de los viajes de negocios se consideran gastos relacionados con los ingresos (Werbungskosten) a efectos fiscales. Si un empleado realiza temporalmente actividades relacionadas con su trabajo en un lugar que no es su lugar habitual de trabajo (normalmente el domicilio de su empresa), se considera un viaje de negocios. Deben cumplirse tres condiciones:
Los gastos de viaje (Fahrtkosten) ocasionados por los viajes de negocios pueden reclamarse como apartados relacionados con los ingresos en el formulario N de su declaración de la renta. Se puede utilizar uno de los dos métodos de cálculo posibles: los viajeros de negocios pueden utilizar la suma global de kilómetros (Kilometerpauschale) o basar la deducción en los costes reales incurridos.
¿Se incluye el tiempo de viaje en el horario de trabajo?
Las leyes y reglamentos del título 5 sobre las horas extraordinarias se aplican a la mayoría de los empleados federales exentos de la FLSA, incluidos los empleados del horario general y de la tarifa vigente. Algunos empleados, como los miembros del Servicio Ejecutivo Superior, no tienen derecho a percibir el pago de horas extraordinarias u otras remuneraciones superiores en virtud del título 5. (Véase 5 U.S.C. 5541(2) y 5 CFR 550.101 para las normas de cobertura).
En general, las horas extraordinarias son horas de trabajo ordenadas o aprobadas (o “sufridas o permitidas” en el caso de los empleados cubiertos por la FLSA) y realizadas por un empleado en exceso de 8 horas en un día o 40 horas en una semana laboral. (Véase 5 U.S.C. 5542(a), 5544(a) y 6121(6) y (7), y 5 CFR 550.111 y 551.501. Nota excepciones).
“Lugar de trabajo oficial” se define en 5 CFR 550.112(j) y 551.422(d). Una agencia puede prescribir un radio de kilometraje no superior a 50 millas para determinar si el viaje de un empleado está dentro o fuera de los límites del lugar de trabajo oficial del empleado para determinar el derecho al pago de horas extras por viaje.
Una semana de trabajo administrativo es un periodo de 7 días naturales consecutivos designado con antelación por el jefe de un organismo en virtud del artículo 5 U.S.C. 6101. La semana de trabajo administrativo regularmente programada es el período dentro de la semana de trabajo administrativo durante el cual el empleado está programado para trabajar antes de la semana de trabajo administrativo. (Véanse las definiciones en 5 CFR 610.102. Véase también 5 CFR 550.103 y 551.421).
¿Puede una empresa obligarte a viajar?
El tiempo dedicado a viajar durante las horas normales de trabajo se considera tiempo de trabajo compensable. El tiempo empleado en el viaje de casa al trabajo por un empleado en un vehículo proporcionado por la empresa, o en actividades realizadas por un empleado que son incidentales al uso del vehículo para desplazarse, generalmente no son “horas trabajadas” y, por lo tanto, no tienen que ser pagadas. Esta disposición sólo se aplica si el viaje se realiza dentro de la zona de desplazamiento normal para la actividad del empleador y el uso del vehículo está sujeto a un acuerdo entre el empleador y el empleado o el representante del empleado.
Política de tiempo de viaje
Las normas también afectan a sus gastos durante el día. Cuando tiene un día de viaje de negocios, generalmente deduce sus gastos de manutención durante el día, como el desayuno, el almuerzo, la cena, los aperitivos, las bebidas, el alojamiento y los taxis.
Hacienda no se peleará con usted por clasificar un día como de negocios si puede demostrar que todo el día se dedicó a los negocios. Eso está implícito en sus reglamentos que tratan de los días que no se dedican enteramente a los negocios.
Los días que se pasan viajando a un destino fuera de Estados Unidos o regresando de él se consideran días de trabajo, siempre que se utilice una “ruta razonablemente directa” y no se realicen “desviaciones importantes por motivos no profesionales” que prolonguen el tiempo de viaje.
Estas normas se aplican a cualquier medio de transporte que utilice. Así, si viaja en avión y no toma una ruta razonablemente directa, cuenta como días de viaje de negocios el número de días que tardaría un avión en llegar a su destino por una ruta razonablemente directa. Lo mismo ocurre con los viajes en coche o en crucero.