Política de gastos

Los profesores y el personal que viajen y/o hagan arreglos para el viaje de otras personas deben conocer los recursos disponibles de la Universidad para garantizar la seguridad y la protección de todos los viajeros, y seguir todos los requisitos relacionados como se detalla en este documento y en la sección de políticas relacionadas.

Cualquier viaje que ocurra dentro de las fronteras de los Estados Unidos, sus territorios o Canadá (según la Fly America Act, Canadá no se considera extranjero). A efectos del seguro cuando se alquila un vehículo, los viajes nacionales NO incluyen Canadá ni los territorios de Estados Unidos.

Persona asignada como aprobador de objetos de costes financieros en SAP (Contabilidad Financiera) para un centro de costes de escuela/universidad/unidad. Esta persona es responsable de completar una aprobación secundaria para los informes de gastos en el Sistema de Gestión de Gastos (después de la aprobación del Supervisor). Véase la sección “Funciones y responsabilidades” para más detalles.

Cualquier viaje que se produzca fuera de las fronteras de Estados Unidos, sus territorios o Canadá (según la Fly America Act). Los territorios de Estados Unidos y Canadá se consideran extranjeros a efectos del seguro cuando se alquila un vehículo.

Política de viajes en alemán

Cada empresa tiene su propia política de viajes y gastos, para satisfacer las necesidades particulares de cada organización. Hay algunos principios comunes que todas las políticas eficaces incluyen. La política de viajes y gastos es fundamental para la rentabilidad, la integridad y el cumplimiento de la empresa, por lo que es importante asegurarse de que las normas sean claras y completas.

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Las políticas de viajes y gastos más eficaces son dinámicas y vinculan los gastos con los datos de los clientes y los ingresos, de modo que la orientación se adecue a la situación concreta de la empresa. Por ejemplo, un viaje de última hora para cerrar un acuerdo comercial puede requerir un nivel de gasto superior al que permite una política de viajes tradicional, pero los ingresos generados por el acuerdo podrían compensar con creces el coste incurrido. Otras prácticas recomendadas son:

No complicar en exceso la política de viajes y gastos. Manténgala concisa y claramente redactada, para que sea fácil de entender y consultar. En el caso de los umbrales de gasto, o de las dietas diarias (per diem), asegúrate de que las normas sean claras y expliquen por qué son necesarias.

Políticas de gastos de viaje

En cualquier caso, le tenemos cubierto. Hemos reunido un puñado de plantillas útiles que puedes copiar directamente. Y quizá sean más útiles las siete políticas de gastos reales de empresas e instituciones de las que ha oído hablar.

Vea cómo cada una de ellas enfoca sus requisitos de viajes y gastos de forma diferente, y lo que cada una espera de los empleados. A continuación, utilice estas ideas para redactar una política de éxito que los miembros del equipo realmente utilicen.

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A continuación, hemos extraído los aspectos más destacados de cada una de ellas, y puedes hacer clic en los enlaces para verlos en su totalidad. Lee algunos y decide qué enfoque de la empresa se ajusta mejor a tu propia filosofía. Siempre es bueno saber que hay instituciones prósperas y famosas que piensan como tú.

Por razones obvias, esto se ha hecho famoso. Y coincide con el código cultural general de Netflix, que incluye una sección completa sobre Libertad y responsabilidad. Es un documento fascinante, que incluye algunos puntos destacados:

La política de gastos de Basecamp no es tan simple como la de Netflix, pero muestra una ética similar. No tenemos la política completa en sí, sino un conjunto de beneficios clave otorgados a los empleados de Basecamp. Estos fueron compartidos por el CEO Jason Fried en una entrada de blog de 2016.

Política de viajes de Deloitte

La universidad paga directamente o reembolsa a los individuos los gastos que son necesarios y apropiados para llevar a cabo los negocios de la universidad. A continuación se ofrece una visión general de las consideraciones clave y los procesos asociados para los gastos de negocios y viajes, junto con enlaces a información, orientación y límites sobre tipos específicos de gastos.

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La política y las orientaciones de la universidad abordan muchas situaciones, pero no todas. Cuando surjan circunstancias poco claras o inusuales, la información adicional, las preguntas sobre las políticas financieras o las solicitudes excepcionales deben dirigirse al administrador financiero superior de la escuela o unidad. En todos los casos, debe ejercerse la prudencia fiscal y el buen juicio.

Los gastos de viaje y de negocios que no reflejen una buena administración de los recursos de la universidad, que beneficien a la persona a expensas de la universidad y/o que se consideren excesivos o fraudulentos estarán sujetos a una revisión adicional por parte de la oficina correspondiente (por ejemplo, la Oficina del Director de Riesgos o la Oficina de la Escuela o Unidad), como se indica en la Política 3.5.1 de la Guía Administrativa: Irregularidades financieras.

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