Plantilla de política de viajes gratuita
La universidad paga directamente o reembolsa a los individuos los gastos que son necesarios y apropiados para llevar a cabo los negocios de la universidad. A continuación se ofrece una visión general de las consideraciones clave y los procesos asociados para los gastos de negocios y de viaje, junto con enlaces a información, orientación y límites sobre tipos específicos de gastos.
La política y las orientaciones de la universidad abordan muchas situaciones, pero no todas. Cuando surjan circunstancias poco claras o inusuales, la información adicional, las preguntas sobre las políticas financieras o las solicitudes excepcionales deben dirigirse al administrador financiero superior de la escuela o unidad. En todos los casos, debe ejercerse la prudencia fiscal y el buen juicio.
Los gastos de viaje y de negocios que no reflejen una buena administración de los recursos de la universidad, que beneficien a la persona a expensas de la universidad y/o que se consideren excesivos o fraudulentos estarán sujetos a una revisión adicional por parte de la oficina correspondiente (por ejemplo, la Oficina del Director de Riesgos o la Oficina de la Escuela o Unidad), como se indica en la Política 3.5.1 de la Guía Administrativa: Irregularidades financieras.
Plantilla de política de gastos gratuita
Cada empresa tiene su propia política de viajes y gastos, para satisfacer las necesidades particulares de cada organización. Hay algunos principios comunes que todas las políticas eficaces incluyen. La política de viajes y gastos es fundamental para la rentabilidad, la integridad y el cumplimiento de la empresa, por lo que es importante asegurarse de que las normas sean claras y completas.
Las políticas de viajes y gastos más eficaces son dinámicas y vinculan los gastos con los datos de los clientes y los ingresos, de modo que la orientación se adecue a la situación concreta de la empresa. Por ejemplo, un viaje de última hora para cerrar un acuerdo comercial puede requerir un nivel de gasto superior al que permite una política de viajes tradicional, pero los ingresos generados por el acuerdo podrían compensar con creces el coste incurrido. Otras prácticas recomendadas son:
No complicar en exceso la política de viajes y gastos. Manténgala concisa y claramente redactada, para que sea fácil de entender y consultar. En el caso de los umbrales de gasto, o de las dietas diarias (per diem), asegúrate de que las normas sean claras y expliquen por qué son necesarias.
Mejores prácticas de la política de viajes de empresa
Para conocer los procedimientos relativos a la presentación de sus gastos utilizando el portal en línea del Informe de Gastos de la Tarjeta Comercial (CCER) de Bank of America Works, consulte el documento de procedimiento respectivo que se distribuyó como parte de su formación sobre la Tarjeta y la Política de la Tarjeta de Compras.
El énfasis principal de esta Política es en los reembolsos de gastos de negocios y de viaje porque esos reembolsos de gastos son el foco de las reglas del plan contable del Servicio de Impuestos Internos (“IRS”). Los gastos de negocio y de viaje que se reembolsan siguiendo las normas del plan contable del IRS no están sujetos a los impuestos sobre la renta o el empleo (por ejemplo, la retención del impuesto federal sobre la renta, los impuestos de la seguridad social o los impuestos de Medicare).
El IRS ha emitido una serie de reglamentos que definen con más detalle estos requisitos y esta política está diseñada para cumplirlos. De manera muy general, los siguientes son los requisitos del IRS para el reembolso de gastos libres de impuestos en el marco de un plan contable adecuado:
Esta Política es necesaria para cumplir con las leyes fiscales federales y estatales y con las regulaciones de las agencias patrocinadoras de terceros. Tiene por objeto garantizar un trato coherente y justo entre los departamentos de toda la Escuela Superior y la presentación uniforme de los resultados financieros. En general, el coste de los viajes, el alojamiento, las actividades de ocio y otros gastos de negocios relacionados deben regirse por lo que es razonable y apropiado para el propósito en cuestión. La Escuela Superior respeta la integridad personal y la discreción de cada uno de los miembros de su cuerpo docente y del personal, y gestiona los asuntos de la cuenta de gastos en consecuencia. La siguiente información describe las responsabilidades de las distintas partes del proceso:
Reembolso de gastos de viaje
Establecer una política para gestionar los gastos asociados al envío de empleados al extranjero puede ser una tarea compleja. Tanto si se trata de un solo viajero como de varios, si se trata de una nueva empresa o de una pequeña empresa establecida, una política de gastos de viaje proporcionará a su empresa las directrices que necesita para gestionar y procesar los gastos de los viajes de negocios.
La creación y aplicación de una política de gastos de viaje simplifica el proceso tanto para su empresa como para los viajeros, automatizando y optimizando esencialmente la gestión de los gastos. Para una gestión más inteligente de los gastos de viaje, su empresa necesita una política de gastos de viaje. Para ayudarle a elaborar una política completa, considere lo siguiente como un enfoque de buenas prácticas.
A menudo, las empresas se esfuerzan por crear y aplicar una política de gastos de viaje, o la posponen, por una de estas tres razones. En primer lugar, sencillamente no han tenido el tiempo, la persona o la función responsable de elaborar una. En segundo lugar, su política es difícil de seguir porque requiere demasiada administración manual. En tercer lugar, creen que una política afectará negativamente a la satisfacción de los empleados.