Contabilización de los gastos de viaje
Los gastos de viaje son los costes asociados a los desplazamientos con el fin de realizar actividades relacionadas con la empresa. En general, la empresa puede deducir los gastos de viaje razonables cuando los empleados incurren en gastos al viajar fuera de casa específicamente con fines empresariales. Esos fines empresariales pueden incluir conferencias o reuniones.
Mientras que muchos gastos de viaje pueden deducirse, los que son irrazonables, lujosos o extravagantes por naturaleza, o los que son para fines personales, están excluidos. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) considera que los empleados viajan fuera de casa si sus obligaciones empresariales les obligan a estar fuera de su “domicilio fiscal” (la zona general en la que se encuentra su lugar principal de trabajo) durante un tiempo sustancialmente superior al de un día ordinario de trabajo, y necesitan dormir o descansar para satisfacer las exigencias de su trabajo mientras están fuera.
Unos registros bien organizados -como recibos, cheques cancelados y otros documentos que justifiquen una deducción- pueden ayudar a los particulares a recibir el reembolso de su empresa y a las empresas a preparar las declaraciones de impuestos y responder a las preguntas del IRS. Algunos ejemplos de gastos de viaje pueden ser:
Gastos de viaje en la contabilidad
Nota: El Código de Gobierno, Sección 403.248(b)(3), establece que las normas del Contralor para el uso de la cuenta de anticipos para viajes deben exigir una “contabilidad final” después de que un funcionario o empleado estatal haya incurrido en gastos de viaje. De acuerdo con la sección 403.248(c), “contabilidad final” significa un reembolso de o un pago adicional a un funcionario o empleado estatal, de modo que la cantidad neta recibida por el funcionario o empleado sea igual a los gastos de viaje reales en los que haya incurrido el funcionario o empleado.
Si el reembolso corresponde a un ejercicio presupuestario anterior, el reconocimiento de los pagos al final del año requiere que los asientos anteriores se contabilicen en el USAS con la fecha de entrada en vigor del 31/08/XX. Si el reembolso ya se ha procesado en el nuevo año fiscal con una fecha de entrada en vigor actual, utilice el código T 420 para reconocer el pago a partir del 31/08/XX. Para más información, véase el informe de gravámenes y caducidad de créditos (APS 018) (FPP A.019).
Nota: Los cargos por servicios bancarios no deben contabilizarse en las cuentas de caja chica, viajes o anticipos. Estos gastos deben reembolsarse con el objeto de contraloría (COBJ) 7210 con cargo a los fondos asignados, utilizando el número de beneficiario del banco.
Asiento de gastos de viaje pagados por adelantado
Los contables utilizan los cargos y abonos para registrar cada transacción comercial y generar estados financieros. Cada transacción comercial afecta al menos a dos cuentas. Para ello, los contables utilizan un sistema de contabilidad de doble entrada contable. En la práctica, se utilizan programas informáticos de contabilidad en la nube para crear y resumir las transacciones.
En el balance, los activos suelen tener un saldo deudor y se muestran en el lado izquierdo. Las cuentas de pasivo y de capital de los propietarios suelen tener un saldo acreedor y se muestran en el lado derecho.
Los débitos se utilizan para registrar las transacciones en las cuentas que se resumen en el balance y en la cuenta de resultados. Los nombres de las cuentas se numeran y se incluyen en un plan de cuentas, que se organiza en orden numérico de número de cuenta.
Las transacciones resumidas por una cuenta en el balance de comprobación deben ser las mismas que las resumidas por una cuenta en el libro mayor. Antes de cerrar los libros, los contables generan un balance de comprobación que enumera las cuentas en orden numérico con saldos deudores y acreedores. Si los débitos son iguales a los créditos en el balance de comprobación, el siguiente paso es crear el libro mayor para cada empresa.
Gastos de viaje – deutsch
Los miembros del personal, el profesorado y los estudiantes incurren habitualmente en gastos de viaje en nombre de la universidad. Los anticipos de viaje son fondos que se entregan ocasionalmente a quienes tienen derecho a recibirlos, con el fin de cubrir los gastos de viaje. Los viajes pagados por adelantado representan el dinero ya gastado (por ejemplo, vuelos, gastos de hotel, etc.) antes del viaje previsto. A efectos contables, estos fondos se registran como activos en el balance de la universidad hasta que se agotan. Para más información sobre los anticipos, véase la política universitaria 3.21, Anticipos, caja menor y cuentas por cobrar.