¿Qué son las dietas de viaje en el salario?
La Guía del SARS para los empleadores en relación con las dietas (ejercicio fiscal 2022) define las dietas de viaje como “cualquier asignación pagada o anticipo concedido a un empleado en relación con los gastos de viaje por motivos de trabajo”.
La “deducción” de las dietas de viaje se basa en la premisa de que las dietas se incluyen en la renta imponible de una persona (véase el artículo 8(1)(a)(i) de la Ley del Impuesto sobre la Renta nº 58 de 1962 (“la Ley del Impuesto sobre la Renta”), en la medida en que las dietas no se hayan gastado realmente en viajes de negocios (véase el artículo 8(1)(a)(i)(aa)). La posición general es que los viajes privados están sujetos a impuestos y los viajes de negocios no están sujetos a impuestos.
Cuando el empleado recibe una indemnización por desplazamiento, el apartado (cA) de la definición de “remuneración” del Cuarto Anexo de la Ley del Impuesto sobre la Renta prevé dos tipos de inclusión a efectos de la retención del impuesto sobre los trabajadores (PAYE), a saber, el 80% o el 20%.
El tipo de retención estándar es del 80 %, a menos que el empresario esté convencido de que al menos el 80 % del uso del vehículo de motor en cuestión se hará con fines profesionales, en cuyo caso el tipo de inclusión es sólo del 20 %.
Política de indemnizaciones por viaje de negocios
Cuando los empleados se van de viaje de negocios, gastan dinero en varias cosas. Reservan vuelos y hoteles, se desplazan al destino de la reunión y pagan servicios diversos como comidas y limpieza en seco. Todos estos gastos tienen que ser cubiertos por su organización.
Sin embargo, con un ámbito de gastos tan amplio, los gastos de los viajes de negocios pueden salirse de control. Por lo tanto, su empresa necesita un plan predefinido de asignaciones para viajes de negocios para prever los próximos gastos de viaje y evitar el gasto innecesario.
Para ello, debe crear directrices detalladas sobre el tipo de gastos que reembolsará y el límite que se permite a cada empleado en función del destino del viaje, la duración y la designación del empleado.
Las empresas pueden optar por proporcionar a los empleados una cantidad fija de dinero antes de su viaje o establecer un límite en el que puedan reclamar los gastos a su regreso. Las condiciones de las dietas se incluyen en la política de viajes de la empresa.
Dietas para viajes al extranjero
En los viajes de negocios, tanto dentro como fuera de Suecia, tiene derecho al reembolso de sus gastos de viaje y a recibir dietas. Recibirá el reembolso presentando el formulario obligatorio de informe de gastos de viaje una vez finalizado el viaje de negocios. Esto se hace en Primula Res.
Según la Agencia Tributaria sueca, los gastos adicionales relativos al alojamiento se consideran siempre como gastos privados en el caso de acompañar al cónyuge/pareja/familia, etc., y como mínimo el 25 por ciento del coste del alojamiento.
El empresario puede reembolsar al trabajador hasta un máximo del 75% del coste de alojamiento en el caso del cónyuge/pareja/familia acompañante, etc., pero, dependiendo del coste adicional, puede tratarse de una cantidad inferior.
Lea más sobre temas como el reembolso del alojamiento y las ocasiones en las que no se pueden demostrar los gastos de alojamiento, en el apartado Logi (Alojamiento) del folleto de la Agencia Tributaria sueca que aparece a continuación (en sueco).
Dietas por viajes de trabajo 2022
Las tarifas de los derechos del salario mínimo garantizan que el trabajador reciba al menos una determinada cantidad mínima, en función de la dificultad del trabajo realizado. Los derechos salariales mínimos sólo se aplican si las condiciones de remuneración de los trabajadores no están acordadas en el convenio colectivo (artículo 120 del Código de Trabajo).
Las tarifas de los derechos salariales mínimos se establecen para seis grados de dificultad del trabajo y se calculan multiplicando la cuantía del salario mínimo por el coeficiente salarial mínimo válido para el respectivo grado de dificultad.
A la hora de enviar a un empleado a un viaje de negocios, hay que tener en cuenta, en primer lugar, el apartado 1 del artículo 57 del Código de Trabajo, que otorga a los empresarios el derecho a enviar a los empleados a viajes de negocios durante el tiempo necesario.
La duración máxima de un viaje de negocios no está especificada por la ley. Por lo general, su duración se limita al tiempo estrictamente necesario. Sin embargo, las tareas a realizar en un viaje de negocios deben ser siempre temporales.
De conformidad con el apartado 2 del artículo 57 del Código del Trabajo, un trabajador cedido temporalmente puede, durante el período de cesión temporal a un empresario usuario, ser enviado a un viaje de negocios únicamente por el empresario usuario; fuera del período de cesión temporal, el trabajador puede ser enviado a un viaje de negocios por el empresario o la empresa de trabajo temporal.