Gastos de viaje

Reservar con antelación significa que a menudo se puede ahorrar entre un 30 y un 60% del coste de los billetes de avión. Además, al no tener que pagar los billetes de avión por adelantado, la gestión de los gastos y el cumplimiento de las políticas de viaje resultan más fáciles.

Una cuenta de viajes combina todos los gastos de viaje de las agencias y otros proveedores de viajes en una sola factura. Menos facturas significan una administración más sencilla, un control total y una mejor base para el seguimiento de los costes.

Si elige facturar su cuenta de viajes en una moneda distinta a la local, puede minimizar el riesgo de cambio entre la compra y el pago, al tiempo que reduce el coste de la empresa por el cambio de moneda en el banco. Puede elegir recibir la factura en SEK, EUR, GBP, USD, DKK, NOK o PLN.

La solución es fácil de introducir y no implica ningún cambio en sus acuerdos actuales con la agencia de viajes. La agencia de viajes seguirá reservando y enviando los albaranes en la moneda que usted elija.

Un empleado está de viaje de negocios. Al terminar la jornada laboral, podría volver a casa con un vuelo que saliera a las 17:00 horas, pero la política de viajes de la empresa para los empleados le obliga a elegir la tarifa más baja. Así que tiene que esperar hasta las 8 de la tarde, ya que ese viaje es 100 SEK más barato. ¿Es una política buena o mala?

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Ejemplo de informe de gastos de viaje

Los miembros del personal, el profesorado y los estudiantes incurren habitualmente en gastos de viaje en nombre de la universidad. Los anticipos de viaje son fondos que se entregan ocasionalmente a quienes tienen derecho a recibirlos, con el fin de cubrir los gastos de viaje. Los viajes prepagados representan el dinero ya gastado (por ejemplo, vuelos, gastos de hotel, etc.) por adelantado del viaje previsto. A efectos contables, estos fondos se registran como activos en el balance de la universidad hasta que se agotan. Para más información sobre los anticipos, véase la política universitaria 3.21, Anticipos, caja menor y cuentas por cobrar.

Plantilla de hoja de gastos de viaje gratis

El sistema de gestión de viajes y gastos de JD Edwards World le permite gestionar eficazmente las solicitudes de reembolso. El sistema facilita la introducción de informes de gastos y proporciona una notificación inmediata de errores si falta información o es inexacta. También proporciona mecanismos de control para supervisar los informes de gastos, y la flexibilidad de personalizar el sistema para la evolución de las políticas de gastos y viajes.

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Con la Gestión de Viajes y Gastos, usted crea y personaliza sus políticas de reembolso de gastos en función del tipo de gastos en que incurren sus empleados. Para cada tipo de gasto, usted establece categorías de gastos que puede personalizar para hacer un seguimiento de la información pertinente. Además, puede definir reglas de dietas o viáticos, así como reglas sobre cuándo exigir un recibo. También puede establecer políticas de gastos para diferenciar entre los importes permitidos y los no permitidos para cualquier categoría de gasto. Esta parte de un gasto se asigna a un objeto separado y a una cuenta subsidiaria que se configura cuando se asignan las cuentas de gastos a las categorías de gastos.

Informe de gastos de viaje en Excel

Los gastos de viaje son los costes asociados a los desplazamientos con el fin de llevar a cabo actividades relacionadas con la empresa. Los gastos de viaje razonables generalmente pueden ser deducidos por la empresa cuando los empleados incurren en gastos mientras viajan fuera de casa específicamente por motivos de negocios. Esos fines empresariales pueden incluir conferencias o reuniones.

Aunque muchos gastos de viaje pueden deducirse, quedan excluidos los que son de naturaleza irrazonable, lujosa o extravagante, o los que tienen fines personales. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) considera que los empleados viajan fuera de casa si sus obligaciones empresariales les obligan a estar fuera de su “domicilio fiscal” (la zona general en la que se encuentra su lugar principal de trabajo) durante un tiempo sustancialmente superior al de un día ordinario de trabajo, y necesitan dormir o descansar para satisfacer las exigencias de su trabajo mientras están fuera.

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Unos registros bien organizados -como recibos, cheques cancelados y otros documentos que justifiquen una deducción- pueden ayudar a los particulares a recibir el reembolso de su empresa y a las empresas a preparar las declaraciones de impuestos y responder a las preguntas del IRS. Algunos ejemplos de gastos de viaje pueden ser:

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