Presupuestar su viaje
Según el ICSUAM y los Procedimientos de Viaje de la CSU, el Formulario/Informe de Reclamación de Gastos de Viaje debe presentarse para su reembolso dentro de los 60 días siguientes a la finalización del viaje. Las solicitudes de reembolso de gastos de viaje que se presenten pasados los 60 días de la finalización del viaje requerirán la aprobación excepcional del Vicepresidente de la división respectiva del viajero. Se hará todo lo posible para tramitar los reembolsos en un plazo de diez (10) días laborables a partir de la recepción de una solicitud de reembolso de gastos/un informe de gastos cumplimentado en Cuentas por Pagar. En el caso de que se necesite documentación adicional del viajero para completar la Reclamación/Informe de Gastos, la tramitación del reembolso puede superar el plazo de diez (10) días hábiles.
Se debe hacer todo lo posible para obtener recibos detallados de todos los gastos relacionados con el negocio de 75 dólares o más. Si se han agotado todas las posibilidades de obtener un duplicado de los recibos desglosados, deberá presentarse una declaración en la que se explique el motivo por el que no se presentan dichos recibos junto con la solicitud/informe de gastos de viaje. La declaración debe incluir una certificación de que la cantidad indicada es la realmente pagada y que el viajero no ha solicitado ni solicitará el reembolso a ninguna otra fuente.
Registro de gastos en Excel
La contabilidad de los gastos de los viajes de negocios es uno de los jefes importantes de la contabilidad que requiere diligencia y precisión. Mantener los informes de gastos de viajes de negocios completos y actualizados es fundamental a efectos de reembolso, contabilidad e impuestos. Las irregularidades en las reclamaciones también pueden afectar al estado financiero de la empresa.
getsix® ofrece un servicio integral que mantiene un seguimiento de todos sus gastos de viaje de negocios, sin perder ni una sola transacción. Todos los informes de gastos son verificados por un equipo profesional especializado para garantizar que se ajustan a la política de la empresa, antes del reembolso de las reclamaciones. Además, los expertos garantizan el cumplimiento de la normativa fiscal, minimizando el riesgo financiero para la empresa.
Las empresas en las que el personal se desplaza a menudo en viajes de negocios llevan mucho tiempo intentando mantener los gastos de transporte, alojamiento y comida a un nivel razonable. Sin embargo, también son decisivos los costes administrativos relacionados con el registro y la liquidación de los viajes de negocios.
Además, la liquidación de los gastos de los viajes de negocios se basa principalmente en la jurisprudencia, lo que eleva considerablemente su complejidad y grado de dificultad. La necesidad de actualizar los conocimientos del personal del departamento de personal o de contabilidad conlleva importantes desembolsos financieros.
Gastos de viaje de negocios
Desgraciadamente, no puede subirse al próximo avión a las Bahamas y anotar el viaje como un gigantesco gasto de negocios. Para poder amortizar los gastos de viaje, la Agencia Tributaria exige que el propósito principal del viaje sea por motivos de negocio.
Su domicilio fiscal es el lugar donde se encuentra su negocio. Viajar por motivos de trabajo no es técnicamente un “viaje de negocios” hasta que se abandona el domicilio fiscal durante más tiempo que un día normal de trabajo, con la intención de hacer negocios en otro lugar.
“Ordinario y necesario” es un término utilizado por el IRS para designar los gastos que son “ordinarios” para una empresa, dado el sector al que pertenece, y “necesarios” para llevar a cabo las actividades empresariales.
Lo que se considera “ordinario y necesario” puede parecer a veces una zona gris, y usted puede tener la tentación de manipularlo. Nuestro consejo: peca de precavido. Si Hacienda decide investigar y descubre que has declarado un gasto que no era necesario para llevar a cabo tu negocio, podrías enfrentarte a graves sanciones.
No puedes presentarte en Universal Studios, repartir tarjetas de visita a todos los que te encuentres en la cola de la montaña rusa, llamarlo “networking” y deducir el coste del viaje de tus impuestos. Un viaje de negocios debe planificarse con antelación.
¿Cuánto cuesta el viaje?
Los gastos de viaje son los costes asociados a los desplazamientos para llevar a cabo actividades relacionadas con la empresa. En general, la empresa puede deducir los gastos de viaje razonables cuando los empleados incurren en gastos al viajar fuera de casa específicamente con fines empresariales. Esos fines empresariales pueden incluir conferencias o reuniones.
Aunque muchos gastos de viaje pueden deducirse, quedan excluidos los que son de naturaleza irrazonable, lujosa o extravagante, o los que tienen fines personales. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) considera que los empleados viajan fuera de casa si sus obligaciones empresariales les obligan a estar fuera de su “domicilio fiscal” (la zona general donde se encuentra su principal lugar de trabajo) durante un tiempo sustancialmente superior al de un día de trabajo ordinario, y necesitan dormir o descansar para satisfacer las exigencias de su trabajo mientras están fuera.
Unos registros bien organizados -como recibos, cheques cancelados y otros documentos que justifiquen una deducción- pueden ayudar a los particulares a recibir el reembolso de su empresa y a las empresas a preparar las declaraciones de impuestos y responder a las preguntas del IRS. Algunos ejemplos de gastos de viaje pueden ser: