Dietas de viaje frente a dietas de transporte
Los gastos de viaje son los gastos ordinarios y necesarios de los desplazamientos fuera de casa por su negocio, profesión o trabajo. No se pueden deducir los gastos suntuosos o extravagantes, ni los que tienen fines personales.
Usted viaja fuera de casa si sus obligaciones le obligan a estar fuera del área general de su domicilio fiscal durante un período sustancialmente más largo que un día ordinario de trabajo, y necesita dormir o descansar para cumplir con las exigencias de su trabajo mientras está fuera.
Por lo general, su domicilio fiscal es toda la ciudad o la zona general en la que se encuentra su centro de trabajo o negocio principal, independientemente del lugar en el que tenga su domicilio familiar. Por ejemplo, usted vive con su familia en Chicago pero trabaja en Milwaukee, donde se aloja en un hotel y come en restaurantes. Vuelve a Chicago todos los fines de semana. No puedes deducir ningún viaje, comida o alojamiento en Milwaukee porque ese es tu domicilio fiscal. Los viajes de los fines de semana a tu casa familiar en Chicago no son por tu trabajo, por lo que estos gastos tampoco son deducibles. Si trabajas habitualmente en más de un lugar, tu domicilio fiscal es la zona general en la que se encuentra tu centro de trabajo o negocio principal.
Cómo calcular el subsidio de transporte en el salario
Puede conceder a un empleado a tiempo parcial una asignación razonable o el reembolso de los gastos de desplazamiento en los que incurra al ir y volver de su trabajo a tiempo parcial. Si es así, y usted y el empleado a tiempo parcial tratan en condiciones de igualdad, no tiene que incluir esa cantidad en los ingresos del empleado. Esto se aplica a:
Puede pagar una dieta razonable por gastos de viaje que no sean por el uso de un automóvil (como comidas, alojamiento, dietas) a un vendedor o miembro del clero. No tiene que incluir la dieta en los ingresos del empleado si se trata de gastos relacionados con el desempeño de las funciones del cargo o empleo y el empleado es uno de los siguientes:
Tiene que incluir las dietas de viaje razonables en los ingresos de los empleados, que no sean vendedores o miembros del clero, que se desplacen para desempeñar las funciones del cargo o empleo, a menos que las dietas las reciba el empleado por desplazarse fuera del municipio y del área metropolitana donde se encuentra el establecimiento del empleador y donde el empleado trabaja o informa habitualmente.
Subsidio de alojamiento
Las tarifas de las dietas en el extranjero son establecidas mensualmente por la Oficina de Asignaciones como tarifas máximas en dólares estadounidenses para el reembolso de los civiles del Gobierno de EE.UU. que viajan en misión oficial al extranjero. El alojamiento y los M&IE (Meals & Incidental Expenses) se reportan por separado, seguidos de una tarifa diaria combinada. El desglose de las tarifas por comidas y gastos imprevistos se encuentra en el Apéndice B. Para conocer la normativa relativa a estas tarifas, véase el Reglamento Federal de Viajes (FTR) establecido por la Administración de Servicios Generales y la normativa de aplicación establecida por las Agencias Federales. (Agencias de Asuntos Exteriores – ver el Manual de Asuntos Exteriores (FAM) (Vol. 14); Agencias de Defensa – ver el JTR para los miembros de los servicios uniformados así como para los civiles).
NOTA: Todo lugar que no figure en la lista de dietas de un país se acoge a la tarifa “Otros” que administramos y publicamos para ese país. Un suburbio que no figure en la lista de un lugar de la lista tiene la tarifa “Otros”, no la del lugar del que es un suburbio.
Se establecen importes separados para el alojamiento y la manutención más los gastos de viaje incidentales (M&IE). El importe máximo de alojamiento está destinado a cubrir sustancialmente los gastos de alojamiento en instalaciones adecuadas, convenientes y de precio moderado. La parte de M&IE está destinada a cubrir sustancialmente el coste de las comidas y los gastos de viaje incidentales, como la lavandería y la limpieza en seco. Las tarifas máximas por día para los países extranjeros se basan en los costos reportados en la Encuesta de Hoteles y Restaurantes (Formulario DS-2026) presentada por los puestos del gobierno de EE.UU. en áreas extranjeras. Este informe incluye los precios de las habitaciones de hotel y las comidas en instalaciones representativas de los hoteles y restaurantes de precio moderado y adecuados que utilizan con más frecuencia los viajeros federales típicos. La parte de la asignación correspondiente al alojamiento se basa en los costes medios notificados para una habitación individual, incluidos los gastos de servicio e impuestos obligatorios. La parte correspondiente a las comidas se basa en los costes medios de un desayuno, un almuerzo y una cena en los establecimientos utilizados habitualmente por los empleados en ese lugar, incluidos los impuestos, los gastos de servicio y las propinas habituales. La tarifa de M&IE se basa en estos costes de comida más una cantidad adicional, equivalente al 10% de los costes combinados de alojamiento y comida, para cubrir los gastos de viaje incidentales.
Normas de subvención al transporte
La idea de conceder dietas para cubrir el coste de los desplazamientos necesarios de los empleados no es un ámbito fiscal nuevo, pero había cobrado importancia, antes de las restricciones impuestas por la pandemia. Las empresas han ido desplazando cada vez más a su personal para lograr su expansión y crear mayores vínculos a través de mayores distancias, y se supone que (una vez controlada la pandemia) la tendencia se retomará donde se dejó.
La finalidad de ambos tipos de indemnizaciones es compensar a los empleados por los costes adicionales que les supone tener que viajar y/o vivir fuera de casa como parte de sus funciones laborales. Sin embargo, el hecho de que existan dos tipos de indemnizaciones es una situación legítima, ya que existen cuestiones relevantes, tanto para el empresario como para el trabajador, que determinarán qué indemnización se adapta mejor a un empleado. Disponer de más de una opción significa que los resultados fiscales pueden adaptarse a las circunstancias, a diferencia de una política o asignación “general” que cubra a todos los empleados que viajan.
Aunque ambas se denominan “dietas”, se rigen por regímenes fiscales diferentes. La LAFHA se rige por el régimen fiscal de las prestaciones complementarias (FBT) y las dietas de viaje se rigen por el régimen del impuesto sobre la renta.