Cómo calcular los gastos de los viajes de negocios
Las expansiones internacionales, la movilidad empresarial y la globalización contribuyen a aumentar los gastos de viaje de muchas empresas. Estos retos suelen estar englobados en cinco categorías principales, y es necesario superarlos para recuperar el control de las cuentas de gastos de la empresa.
Los gastos de viaje más comunes, como los de hotel y comida, deben estar claramente anotados. Si su organización tiene una asociación con cadenas específicas o una lista de empresas preferidas, proporcione una hoja de referencia conveniente para ahorrar tiempo y reducir la complejidad. Algunos empleados buscan hoteles de bajo precio para ahorrar dinero, pero acaban pagando más de lo que pagarían con la empresa asociada.
Una aplicación móvil que contenga esta información sería lo mejor para los viajeros de negocios. Los empleados deberían poder consultar rápidamente las políticas y la información pertinentes para no acabar en una situación en la que se sospeche que están rellenando sus informes. En muchos casos, simplemente carecen de los datos necesarios para tomar una decisión informada.
¿Conoce las principales categorías de gasto en las cuentas de gastos de viaje? ¿Qué hay de la cantidad media que un empleado paga por comida cada día durante un viaje de negocios? Si carece de visibilidad de estos datos, se enfrenta a grandes obstáculos durante un proceso de auditoría y optimización.
Viajes y gastos
El sistema de gestión de viajes y gastos de JD Edwards World le permite gestionar eficazmente las solicitudes de reembolso. El sistema facilita la introducción de informes de gastos y proporciona una notificación inmediata de errores si falta información o es inexacta. También proporciona mecanismos de control para supervisar los informes de gastos, y la flexibilidad de personalizar el sistema para la evolución de las políticas de gastos y viajes.
Con la Gestión de Viajes y Gastos, usted crea y personaliza sus políticas de reembolso de gastos en función del tipo de gastos en que incurren sus empleados. Para cada tipo de gasto, usted establece categorías de gastos que puede personalizar para hacer un seguimiento de la información pertinente. Además, puede definir reglas de dietas o viáticos, así como reglas sobre cuándo exigir un recibo. También puede establecer políticas de gastos para diferenciar entre los importes permitidos y los no permitidos para cualquier categoría de gasto. Esta parte de un gasto se asigna a un objeto separado y a una cuenta subsidiaria que se configura cuando se asignan las cuentas de gastos a las categorías de gastos.
Cómo ahorrar en gastos de viaje
Los gastos de viaje son el segundo mayor gasto empresarial en la mayoría de las empresas, y también uno de los más difíciles de controlar (difícil, sí, pero no imposible). Dado que el gasto en viajes corporativos se disparará hasta los 1,7 billones de dólares en todo el mundo en 2022, es hora de trabajar en la estrategia de sus gastos de viaje.
Supongamos que su empresa ha celebrado recientemente muchas reuniones internacionales con clientes, ferias comerciales y eventos de networking. El retorno de la inversión parece bueno, y sus clientes potenciales aprecian la interacción cara a cara. Mientras sus indicadores financieros se disparan, hay algo que también aumenta: sus gastos de viaje corporativo.
La mayoría de los directores financieros están de acuerdo en que, en lo que respecta a la estrategia de gastos de viaje, se trata más de ahorrar que de recortar. Las empresas que han tenido éxito en el ahorro de costes comienzan con la planificación y la aplicación de estrategias bien planificadas para frenar los gastos.
Es importante recordar que lo que funciona bien para una empresa puede no hacerlo para la suya. En este artículo, le guiaremos a través de algunas de las mejores prácticas para controlar los gastos de viajes corporativos, como el transporte aéreo y terrestre, el alojamiento y los gastos de comida, manteniendo la satisfacción de los empleados. Puede repasar estas prácticas y adoptar las que crea que pueden funcionar bien en su empresa.
Empresas de gastos de viaje
Aunque la gestión de los informes y de la documentación que los acompaña ha sido tradicionalmente un proceso intensivo en mano de obra y relativamente caro, las mejores prácticas combinadas con la automatización pueden simplificar la tarea y reducir los costes, al tiempo que mejoran el cumplimiento de las políticas de gasto.
T&E es la abreviatura de “travel and expense” o “travel and entertainment”. El término se aplica a los gastos empresariales que los empleados pagan de su bolsillo o con una tarjeta de la empresa; la empresa reembolsa posteriormente a los empleados esos gastos o paga la factura de la tarjeta de crédito una vez que el empleado presenta la documentación correspondiente.
Los gastos de transporte cubren una gran variedad de gastos empresariales, desde cenas con clientes hasta servicios de telefonía móvil. Por lo general, incluye partidas como viajes en avión, alojamiento, comidas, imprevistos y transporte local. Cuando las empresas tratan de recortar costes, pueden centrarse en los gastos de funcionamiento y buscar formas de endurecer las políticas de reembolso y mejorar su cumplimiento.
Por ejemplo, Mastercard informa de que los costes de T&E suelen ser el segundo mayor gasto indirecto de una organización, por detrás de la mano de obra. Ese informe también señala que las funciones contables, como el procesamiento de gastos, la auditoría, el cumplimiento y la gestión del programa, oscilan por término medio entre el 11% y el 23% del coste total del programa.