Funciones y responsabilidades de la secretaria en una agencia de viajes
Una secretaria de viajes trabaja como administrativa en una agencia o empresa. También se le puede llamar asistente de oficina de viajes. Las secretarias de viajes coordinan los planes de viaje de los clientes bajo la supervisión de un agente, y a menudo contestan al teléfono y atienden a los clientes. Si una secretaria organiza viajes para ejecutivos de empresas, también suele preparar los itinerarios u horarios de viaje.
En una agencia de viajes, las secretarias suelen ser responsables de mantener al día los requisitos de licencia y otros trámites necesarios para mantener el negocio. Aunque una secretaria de viajes puede responder al teléfono y distribuir el correo, también asesora a los clientes y debe conocer todos los aspectos del sector turístico. Este profundo conocimiento ayuda a resolver los problemas de las personas que intentan coordinar vuelos y hoteles. Algunos secretarios de viajes ayudan a crear folletos informativos para uso de los clientes.
Si trabajan para empresas, las secretarias de viajes suelen organizar todos los detalles de los viajes de los ejecutivos. Una secretaria de viajes de empresa puede encargarse de la planificación de ferias y convenciones. Intentar que la empresa ahorre dinero al reservar habitaciones y transporte es una consideración para la mayoría de las secretarias de viajes de negocios.
Formulario de solicitud del Departamento de Turismo
Las agencias de viajes ayudan a sus clientes a hacer planes de viaje. Además de hacer reservas, ayudan a los clientes a elegir su destino, el transporte y el alojamiento e informan a los viajeros de los requisitos de pasaporte y visado, los tipos de cambio de moneda y los derechos de importación.
Las agencias de viajes mayoristas se especializan en organizar viajes y venderlos a las agencias de viajes minoristas que, a su vez, los venden a los viajeros. Muchos viajes incluyen también excursiones y actividades opcionales que deben planificarse cuidadosamente. Las agencias de viajes mayoristas deben tener buenas habilidades de marketing para interesar a las agencias de viajes minoristas en los viajes que han desarrollado.
Las agencias de viajes minoristas ofrecen asesoramiento al público en general. Proporcionan a los viajeros horarios y documentación de viaje, calculan los costes de las tarifas y hacen las reservas, y venden los viajes desarrollados por las organizaciones de viajes mayoristas. En las grandes agencias de viajes, los agentes pueden especializarse en áreas geográficas específicas; en las agencias más pequeñas, los agentes de viajes tienen una gama más amplia de responsabilidades.
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El sector de los servicios de viajes está formado por un complejo entramado de relaciones entre diversos proveedores, productos turísticos, organizaciones de marketing de destinos, operadores turísticos y agentes de viajes, entre otros muchos. Según el Sistema de Clasificación Industrial de América del Norte (NAICS), los servicios de viajes comprenden empresas y funciones que ayudan a planificar y reservar componentes de la experiencia del visitante (Gobierno de Canadá, 2014).
Antes de seguir adelante, exploremos un poco más el término servicios de viaje. Como se detalló en el capítulo 1, Canadá, Estados Unidos y México utilizan las directrices de la NAICS, que definen la industria del turismo como compuesta por el transporte, el alojamiento, la comida y la bebida, la recreación y el entretenimiento, y los servicios de viaje.
Sin embargo, durante muchos años, la industria del turismo se clasificó en ocho sectores: alojamiento, aventura y recreación, atracciones, eventos y conferencias, alimentos y bebidas, servicios turísticos, transporte y comercio de viajes (Departamento de Turismo y Cultura de Yukón, 2013). Como puede ver, la mayoría de estos sectores -desde el alojamiento hasta la alimentación y las bebidas- siguen siendo prácticamente los mismos en el marco del NAICS y se han tratado hasta ahora en este libro de texto.
Solicitar la licencia de agencia de viajes
El Ministerio clasifica los hoteles en funcionamiento según el sistema de estrellas en seis categorías, desde la estrella uno hasta la cinco estrellas de lujo. Del mismo modo, el Ministerio tiene un esquema de aprobación de Agentes de Viajes, Operadores de Turismo, Operadores de Turismo de Aventura y Operadores de Transporte Turístico, la idea es fomentar la calidad, el nivel y el servicio en estas categorías para promover el Turismo en la India.
El Ministerio de Turismo cuenta con un sistema de aprobación de proyectos hoteleros desde el punto de vista de su adecuación a los turistas internacionales. Un comité de clasificación creado por el Ministerio clasifica los hoteles en funcionamiento según el sistema de estrellas en seis categorías, desde la estrella uno hasta la estrella cinco de lujo. Del mismo modo, el Ministerio tiene un plan de aprobación de los agentes de viajes, operadores turísticos, operadores de turismo de aventura y operadores de transporte turístico, la idea es fomentar la calidad, el nivel y el servicio en estas categorías con el fin de promover el turismo en la India.Este es un plan voluntario abierto a todas las agencias de buena fe.
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