Presupuesto de la agencia de viajes
¿Por qué leer esta sección? El dinero en efectivo es como el oxígeno de las empresas, sin él su negocio muere rápidamente. La pregunta inmediata que debe responder es: “¿Cuántas reservas necesito vender al mes para sobrevivir?”. Esta sección le ayuda a encontrar la respuesta. A continuación, le ayuda a modelar el flujo de caja para comprender cualquier necesidad de préstamo que pueda tener para su primer año de funcionamiento.
El Grupo Travel Network está muy centrado en conseguir que su negocio se ponga en marcha con unos costes iniciales bajos. Operamos con un sistema de fondo fiduciario que evita los costes de fianza explicados en la sección sobre la regulación de los viajes.
Este sistema también crea una disciplina en el manejo de su flujo de caja, lo que ayuda a evitar sorpresas desagradables que pueden ser fatales para el negocio. Además, proporcionamos la tecnología básica de viajes a un coste muy bajo.
Los costes de explotación se dividen en costes fijos y variables derivados del funcionamiento del negocio, la venta y la realización de reservas. Todos los costes fijos y variables se consideran después de los costes de puesta en marcha. Si es necesario pedir un préstamo para cubrir los costes de puesta en marcha, los intereses y el reembolso de ese préstamo constituyen un coste fijo.
Ejemplos de costes fijos
Tanto si está empezando en el mundo de los negocios como si su empresa ya está en marcha, sabe que minimizar los costes es la clave para obtener beneficios y alcanzar sus objetivos. Para ello, tendrá que saber cómo tomar las mejores decisiones sobre dónde, cuándo y cómo puede reducir sus costes totales.
Los costes totales pueden dividirse en dos categorías: costes fijos y costes variables. Aprender las diferencias entre ellos y cómo afectan a su negocio le ayudará a gestionar su empresa de forma eficaz ahora y en el futuro.
Por ejemplo, si tienes una panadería y tienes un mes malo, seguirás debiendo la misma cantidad por el alquiler o la hipoteca, el seguro de responsabilidad civil, los salarios de tus empleados, etc. Estos y otros costes fijos no cambian a medida que cambia tu negocio. Del mismo modo, tus costes fijos representarán un porcentaje menor de tus gastos totales si tu panadería aumenta su popularidad y genera más ventas.
Como los costes fijos son estables a corto plazo, son relativamente fáciles de proyectar e incluir en el presupuesto. Los costes fijos (como todo lo demás) se vuelven más difíciles de predecir cuando se empieza a mirar hacia el futuro. Un día, el crecimiento del vecindario de tu panadería puede hacer que aumente el alquiler o los impuestos sobre la propiedad. O puede que cambien tus necesidades de cobertura, lo que se traduce en un aumento de las tarifas de los seguros. Pero por ahora, tus costes fijos son predecibles, y eso es una ventaja.
Gastos de una agencia de viajes
Siempre queremos ofrecer “golosinas” a los miembros de nuestro grupo, y es posible que necesitemos ayuda extra para la fiesta y la promoción. Nuestros viajes también tienen que ser rentables, pero no podemos hacer que nuestra planificación parezca un proceso de compra burocrático.
Podemos organizar nuestro propio viaje o pedir a un operador turístico que nos haga un presupuesto del coste neto de un paquete completo. En ambos casos, tenemos que asegurarnos de obtener un beneficio por nuestro viaje, pero no se puede actuar como un tiburón de las ventas con este proceso.
¿Cómo se puede saber cuántas personas van a participar en el viaje? ¿Diez, veinte, treinta o más? No lo sabemos. Pero sí sabemos que tendremos que hacer suposiciones y calcular el coste del viaje en función del número mínimo de participantes. Así que, a la hora de fijar el precio, sea modesto y apueste por el mínimo, no por el máximo.
Intente reservar con antelación el número máximo de personas que cree que le acompañarán en su viaje, pero fije el precio por el mínimo. Por ejemplo, reserve un autocar para 40 personas, pero fije el precio del viaje en función de 20 personas. Cuando consiga los 20 adicionales, obtendrá el beneficio.
¿Es el seguro un coste fijo o variable?
¿Hay alguien en el sector que preste atención al tema del control de costes de las agencias de viajes? No lo parece. Hay artículos sobre las tendencias de los viajes, las aplicaciones móviles, los destinos emergentes y los mercados cambiantes, pero no hay mucho sobre el tema de cómo mejorar la rentabilidad de las agencias de viajes. Por eso, quizá sea el momento adecuado para compartir reflexiones y, con suerte, iniciar algunas conversaciones sobre formas efectivas de controlar los costes.Mantener un ojo avizor sobre los costes puede no ser la parte más agradable de dirigir una empresa de viajes, pero la presión constante sobre los márgenes operativos y la disminución de los ingresos por comisiones dejan una cosa muy clara: el éxito a largo plazo en el sector de los viajes está ligado al crecimiento de los ingresos y a la reducción de los costes operativos. Para lograr ese éxito, toda agencia de viajes debe abordar esas áreas de forma objetiva y realista.
Muchas agencias de viajes han comprendido que el crecimiento de los ingresos pasa por ofrecer productos de viaje personalizados que atraigan a nichos específicos de viajeros y que permitan obtener mayores márgenes de beneficio. Los paquetes aéreos, hoteleros y turísticos predecibles se han convertido en productos básicos con márgenes y comisiones muy reducidos.