Visión general de Concur Travel, Expense and Invoice
Cuando viaja por motivos de trabajo, tanto dentro como fuera de Suecia, tiene derecho al reembolso de sus gastos de viaje y a recibir dietas. Recibirá el reembolso presentando el formulario obligatorio de informe de gastos de viaje una vez que haya finalizado su viaje de negocios. Esto se hace en Primula Res.
Según la Agencia Tributaria sueca, los gastos adicionales relativos al alojamiento se consideran siempre como gastos privados en el caso de acompañar al cónyuge/pareja/familia, etc., y como mínimo el 25 por ciento del coste del alojamiento.
El empresario puede reembolsar al trabajador hasta un máximo del 75% del coste de alojamiento en el caso del cónyuge/pareja/familia acompañante, etc., pero, dependiendo del coste adicional, puede tratarse de una cantidad inferior.
Lea más sobre temas como el reembolso del alojamiento y las ocasiones en las que no se pueden demostrar los gastos de alojamiento, en el apartado Logi (Alojamiento) del folleto de la Agencia Tributaria sueca que aparece a continuación (en sueco).
Cómo enviar los recibos a las cuentas por pagar
Desgraciadamente, no puede subirse al próximo avión a las Bahamas y anotar el viaje como un gigantesco gasto empresarial. Para poder amortizar los gastos de viaje, el IRS exige que el propósito principal del viaje sea por motivos de negocio.
Su domicilio fiscal es el lugar donde se encuentra su negocio. Viajar por motivos de trabajo no es técnicamente un “viaje de negocios” hasta que se abandona el domicilio fiscal durante más tiempo que un día normal de trabajo, con la intención de hacer negocios en otro lugar.
“Ordinario y necesario” es un término utilizado por el IRS para designar los gastos que son “ordinarios” para una empresa, dado el sector al que pertenece, y “necesarios” para llevar a cabo las actividades empresariales.
Lo que se considera “ordinario y necesario” puede parecer a veces una zona gris, y usted puede tener la tentación de manipularlo. Nuestro consejo: peca de precavido. Si Hacienda decide investigar y descubre que has declarado un gasto que no era necesario para llevar a cabo tu negocio, podrías enfrentarte a graves sanciones.
No puedes presentarte en Universal Studios, repartir tarjetas de visita a todos los que te encuentres en la cola de la montaña rusa, llamarlo “networking” y deducir el coste del viaje de tus impuestos. Un viaje de negocios debe planificarse con antelación.
Cómo amortizar los viajes como propietario de una sociedad anónima (Vea esto
(informes de gastos) para llevar a cabo todas las actividades relacionadas con los gastos de viaje de una empresa. El objetivo de este proceso es la administración completa e integrada de los gastos de viaje, desde el registro de los gastos hasta la correcta tributación en
Si un viaje planeado para el que se ha pagado un anticipo no tiene lugar, o si el informe de gastos de viaje para un viaje para el que se ha pagado un anticipo es rechazado, el anticipo para el viaje tiene que ser cancelado. El anticipo para el viaje es reclamado por la empresa y el importe a cancelar se transfiere a la contabilidad financiera.
Si el gestor que da el visto bueno rechaza el informe de gastos de viaje para un viaje que se ha realizado y liquidado, y para el que se ha pagado un reembolso, el informe de gastos de viaje tiene que ser cancelado. Se reclama el importe del reembolso, se notifica a la Contabilidad Financiera los gastos de viaje que deben anularse y se notifica a la Nómina la necesidad de la retroactividad.
Utilización de la contabilidad predictiva para los gastos de viaje
Cuando se crea una política de viajes, el primer objetivo es reducir los riesgos mediante la estandarización y la claridad. El segundo objetivo es crear un sistema de contabilidad sólido para controlar los gastos de viaje. Esto le permitirá actualizar con precisión sus libros y, con esa información, podrá controlar mejor sus costes.
En la mayoría de los sectores, es una práctica habitual que los empresarios reembolsen a los empleados los gastos de transporte, alojamiento y comidas cuando viajan fuera de su lugar de residencia. Si bien debe hacer un seguimiento de estos gastos por categorías, su política de viajes debe basarse en el coste global.
Por ejemplo, las tarifas aéreas de mitad de semana y de fin de semana suelen ser menos costosas que los viajes del domingo por la noche, el lunes o el viernes. El coste de una noche de hotel adicional y de las comidas puede ser significativamente menor que el coste de un billete de avión en hora punta.
En el caso de viajes que impliquen a más de un cliente o proyecto, los gastos deben dividirse proporcionalmente. Por ejemplo, si vuela a otra ciudad para reunirse con dos clientes, asigne la mitad de los gastos a cada uno de ellos.