Gastos de viaje de los empleados
Los gastos de viaje incluyen los gastos de comida, bebida, alojamiento y transporte (como avión, tren, autobús, etc.), pero no los gastos de automóvil. Puede deducir los gastos de viaje siempre que cumpla todas las condiciones siguientes:
Puede deducir los gastos de comida y bebida si su empleador le obliga a ausentarse durante al menos 12 horas consecutivas del municipio y del área metropolitana (si la hay) de la localidad de su empleador donde normalmente se presenta a trabajar. Lo máximo que puede deducir por gastos de comida y bebida es el 50% de la cantidad menor de las siguientes:
Directrices para el reembolso de las comidas
Si dirige su propia sociedad anónima, debe seguir otras normas. Puede deducir cualquier gasto empresarial de sus beneficios antes de impuestos. Debe declarar como beneficio de la empresa cualquier artículo que utilice personalmente.
Si utiliza la contabilidad de caja y compra un coche para su empresa, puede declararlo como prestación de capital. Sin embargo, todos los demás artículos que compre y conserve para su empresa deben reclamarse como gastos admisibles de la forma habitual.
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Prestación para comidas del IRS 2022
Desgraciadamente, no puedes subirte al próximo avión a las Bahamas y anotar el viaje como un gigantesco gasto de negocios. Para poder amortizar los gastos de viaje, el IRS requiere que el propósito principal del viaje sea por motivos de negocio.
Su domicilio fiscal es el lugar donde se encuentra su negocio. Viajar por motivos de trabajo no es técnicamente un “viaje de negocios” hasta que se abandona el domicilio fiscal durante más tiempo que un día normal de trabajo, con la intención de hacer negocios en otro lugar.
“Ordinario y necesario” es un término utilizado por el IRS para designar los gastos que son “ordinarios” para una empresa, dado el sector al que pertenece, y “necesarios” para llevar a cabo las actividades empresariales.
Lo que se considera “ordinario y necesario” puede parecer a veces una zona gris, y usted puede tener la tentación de manipularlo. Nuestro consejo: peca de precavido. Si Hacienda decide investigar y descubre que has declarado un gasto que no era necesario para llevar a cabo tu negocio, podrías enfrentarte a graves sanciones.
No puedes presentarte en Universal Studios, repartir tarjetas de visita a todos los que te encuentres en la cola de la montaña rusa, llamarlo “networking” y deducir el coste del viaje de tus impuestos. Un viaje de negocios debe planificarse con antelación.
Prestación estándar para comidas 2021
(a) Los gastos de viaje comprenden los pasajes, las comidas y el alojamiento, así como los gastos inherentes al viaje, tales como los gastos de salas de muestras, teléfono y telégrafo, taquígrafos públicos, etc. Sólo podrán deducirse los gastos de viaje que sean razonables y necesarios para el desarrollo de la actividad del contribuyente y que sean directamente imputables a la misma. Si el viaje se realiza con fines distintos a los de la empresa, los pasajes y los gastos de viaje son gastos personales y las comidas y el alojamiento son gastos de manutención. Si el viaje se realiza exclusivamente por motivos de trabajo, los gastos de viaje razonables y necesarios, incluidos los pasajes, las comidas y el alojamiento, y los gastos relacionados con el viaje, son gastos de trabajo. En cuanto a la concesión de los gastos de viaje como deducciones para determinar la renta bruta ajustada, véase el artículo 62(2)(B) y la normativa correspondiente.
(1) Si un contribuyente viaja a un destino y, mientras se encuentra en él, realiza tanto actividades empresariales como personales, los gastos de viaje de ida y vuelta a dicho destino sólo son deducibles si el viaje está relacionado principalmente con la actividad comercial o empresarial del contribuyente. Si el viaje es de naturaleza principalmente personal, los gastos de viaje de ida y vuelta no son deducibles aunque el contribuyente realice actividades empresariales mientras se encuentra en el destino. Sin embargo, los gastos en el lugar de destino que se pueden asignar correctamente a la actividad comercial o empresarial del contribuyente son deducibles aunque los gastos de viaje de ida y vuelta no sean deducibles.