Reembolso de gastos de viaje de negocios
La organización de los viajes de negocios es compleja, con muchas partes en movimiento. Para los nuevos en el mundo de los viajes de negocios, o quizás para las PYME establecidas que viajan de vez en cuando, la gestión de los gastos de viaje es un reto; es un área de los viajes de negocios con la que casi todo el mundo tiene problemas.
Un gasto de viaje es cualquier coste asociado a los desplazamientos con el único propósito de llevar a cabo actividades relacionadas con la empresa. Esto incluye los gastos ordinarios y necesarios de los viajes de negocios fuera de casa, pero no los gastos personales o excesivos.
Antes de empezar a calcular, es importante definir exactamente qué viaje es “de negocios”. Esto es especialmente importante en el clima actual de los viajes de empresa, en el que los empleados pueden prolongar un viaje de negocios un par de días por motivos personales, lo que se conoce comúnmente como viajes de “ocio”.
Por lo general, los empleados están de viaje de negocios si realizan principalmente tareas relacionadas con el trabajo fuera de su lugar de trabajo habitual y acordado. Estas tareas pueden ser tan sencillas como visitar una feria, o tan complejas como un viaje de compras de dos semanas a China.
Cómo calcular los gastos de viaje por trabajo
Los gastos de viaje son los costes asociados a los desplazamientos con el fin de realizar actividades relacionadas con la empresa. En general, la empresa puede deducir los gastos de viaje razonables cuando los empleados incurren en gastos al viajar fuera de casa específicamente con fines empresariales. Esos fines empresariales pueden incluir conferencias o reuniones.
Mientras que muchos gastos de viaje pueden deducirse, los que son irrazonables, lujosos o extravagantes por naturaleza, o los que son para fines personales, están excluidos. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) considera que los empleados viajan fuera de casa si sus obligaciones empresariales les obligan a estar fuera de su “domicilio fiscal” (la zona general en la que se encuentra su lugar principal de trabajo) durante un tiempo sustancialmente superior al de un día ordinario de trabajo, y necesitan dormir o descansar para satisfacer las exigencias de su trabajo mientras están fuera.
Unos registros bien organizados -como recibos, cheques cancelados y otros documentos que justifiquen una deducción- pueden ayudar a los particulares a recibir el reembolso de su empresa y a las empresas a preparar las declaraciones de impuestos y responder a las preguntas del IRS. Algunos ejemplos de gastos de viaje pueden ser:
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Mucho ha cambiado desde entonces, gracias en gran medida a los avances en el frente de la vacunación. Aunque se discute mucho sobre el momento de la inmunidad colectiva en Estados Unidos, es indiscutible que las tasas de vacunación están aumentando en todo el país. En el momento de redactar este informe, más del 40% de la población estadounidense está totalmente vacunada, y más del 50% ha recibido al menos una dosis. Las empresas están empezando a llevar a sus empleados a las oficinas. Los ejecutivos de las empresas están planeando reuniones y encuentros en persona con clientes y colegas.
Todavía no hemos entendido cómo los líderes empresariales podrían estar pensando en el papel postpandémico de los viajes corporativos. En este artículo, identificamos cuatro categorías de viajeros de negocios -los que “nunca se han ido”, los que “nunca regresan”, los del “miedo a perderse algo” (FOMO) y los del “esperar y ver” – y ofrecemos recomendaciones sobre cómo los actores clave del ecosistema de viajes corporativos pueden hacer planes eficaces en este contexto.
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Los gastos de viaje son el segundo mayor gasto empresarial en la mayoría de las empresas, y también uno de los más difíciles de controlar (difícil, sí, pero no imposible). Dado que el gasto en viajes corporativos está previsto que se dispare hasta los 1,7 billones de dólares en todo el mundo en 2022, es hora de trabajar en la estrategia de sus gastos de viaje.
Supongamos que su empresa ha celebrado recientemente muchas reuniones internacionales con clientes, ferias comerciales y eventos de networking. El retorno de la inversión parece bueno, y sus clientes potenciales aprecian la interacción cara a cara. Mientras sus métricas financieras se disparan, hay algo que también aumenta: sus gastos de viajes corporativos.
La mayoría de los directores financieros están de acuerdo en que, en lo que respecta a la estrategia de gastos de viaje, se trata más de ahorrar que de recortar. Las empresas que han tenido éxito en el ahorro de costes comienzan con la planificación y la aplicación de estrategias bien planificadas para frenar los gastos.
Es importante recordar que lo que funciona bien para una empresa puede no hacerlo para la suya. En este artículo, le guiaremos a través de algunas de las mejores prácticas para controlar los gastos de viajes corporativos, como el transporte aéreo y terrestre, el alojamiento y los gastos de comida, manteniendo la satisfacción de los empleados. Puede repasar estas prácticas y adoptar las que crea que pueden funcionar bien en su empresa.